Jebkurā biznesa vidē sanāksmes ir neizbēgamas. Vairākkārt nekā cilvēki, kuriem bija jāapmeklē šīs tikšanās, jāapskata tās ar bailēm. Varbūt tas ir tāpēc, ka viņi darbojas pārāk ilgi, jo nav skaidra iemesla, kāpēc sanāksme notiks, vai, iespējams, nekas, šķiet, nav atrisināts šajās sanāksmēs. Viņi nepārprotami nespēj izpildīt piecas efektīvās sanāksmes: mērķi, produkts, dalībnieki, iespējamās problēmas un process.
Mērķis
Sanāksmes mērķis ir definēts kā iemesls sanāksmei, darba kārtībai vai galvenajiem mērķiem, kas jāapspriež dalībniekiem. Ja nav jautājumu, par kuriem jāapspriež, nav iemesla sasaukt sanāksmi. Sanāksmes bez skaidra mērķa ir ikviena laika izšķērdēšana.
Produkts
Sanāksmes rezultāts raksturo vēlamo rezultātu, kas jāsasniedz, kad viss tiek teikts un darīts. Tas nav tikai vēlamais sapulces rezultāts, bet arī vēlamie rezultāti, kas gūti nākotnes uzņēmuma projektos un precēs, kuras tiek apspriestas sanāksmes laikā. Sanāksmes produkta izvietošana priekšā saglabā tikšanās uz ceļa, saglabā sarunas no klaiņošanās uz tēmām, kas neatbilst sapulces mērķim.
Dalībnieki
Sanāksmes dalībnieki ietver tikai tos cilvēkus, kuriem ir jāiesaistās, cilvēki, kuriem ir viedoklis vai darbs, tieši ietekmē sanāksmes mērķi un produktu. Piemēram, slimnīcas medicīnas darbinieki nebūtu dalībnieki sanāksmē par slimnīcu datoru sistēmām. Māsas un ārsti tomēr piedalītos sanāksmēs, kas saistītas ar veselības un slimību jautājumiem vai sanāksmēm, kas palīdzēs viņiem iegūt tālākizglītības vienības, CEU, kas vajadzīgas, lai atjauninātu savas licences.
Iespējamās problēmas
Iespējamās problēmas ir bažas, kas, iespējams, radīsies dalībnieku vidū, problēmas, ko viņi saskata ar darba kārtības posteņu pašreizējo stāvokli vai kādas problēmas, kuras tās paredz ar sapulces laikā ierosinātajiem iespējamiem risinājumiem. Iespējamās problēmas ietver arī kļūdu novēršanu, kas, iespējams, bija izbēgušas sanāksmes sagatavošanas laikā. Piemēram, kāds sniedz prezentāciju par darba kārtībā uzskaitīto problēmu iespējamiem risinājumiem. Tikšanās laikā kāds var pamanīt, ka trūkst viena vai divi fakti, un ka šie fakti var ietekmēt sanāksmes iznākumu vai risinājumu. Problēmas var būt problēmas ar projekta izmaksām vai laiku, kas saistīts ar projekta pabeigšanu.
Process
Tikšanās process ietver pasākumus, kas nepieciešami, lai tikšanās noritētu un sasniegtu sanāksmju mērķi. Tas varētu ietvert arī plānu izstrādi, lai sasniegtu nākotnes projektus un preces, lai tās varētu turpināt. Procesu uzskaitīšana pa soļiem pirms laika ļauj visiem iesaistītajiem veidiem, kā pārliecināties, ka viņi sasniedz sanāksmes, projekta vai tirdzniecības mērķa un rezultātu. Tas ir veids, kā sekot sanāksmes gaitai.
