Ja biznesa vēstules rakstīšana šķiet biedējoša, var būt noderīgi zināt, ka visiem biznesa vēstulēm jāievēro pamata veidne. Veidni var izmantot gandrīz jebkurai uzņēmējdarbības situācijai, un to var izmantot arī e-pastā.
Datums
Sāciet savu vēstuli, rakstot pilnu vēstules datumu apmēram divām collām no augšpuses papīra kreisajā pusē. Amerikas Savienotajās Valstīs datumi vienmēr tiek rakstīti kā mēnesis, datums un gads: 2009. gada 23. aprīlis.
Adreses un sveiciens
Nolaižot vienu rindiņu no datuma un ielieciet savu ielu adresi vienā rindā, savā pilsētā, valsts un pasta indeksā nākamajā rindiņā un e-pasta adresi trešajā rindā. Nolaižot vēl divas rindas un ievietojiet saņēmēja vārdu pirmajā rindā, viņas virsrakstu nākamajā rindā zem tā, viņas uzņēmuma nosaukumu trešajā rindā, uzņēmuma ielu adresi zem tā, kā arī viņas uzņēmuma pilsētu, valsts un pasta kodu zem tā. Sāciet savu vēstuli ar “Dārgais” un vai nu kundzi vai kungu, un personas uzvārdu, ja vien jūs nezināt, ka persona izmanto citu goda vārdu, piemēram, Dr vai Rev., Kam seko resnās zarnas. Jūsu vēstules augšdaļa, kas atrodas datumā, izskatīsies šādi:
123 Jūsu iela Yourtown, ST 12345 [email protected]
Clara kundze pilda cilvēkresursu direktoru 456 Company Road Companycity, ST 67890
Godātais kundze!
Ķermenis
Lai jūsu vēstuli ievadītu, katru rindkopu atstājiet pamatotu (pat ar kreiso malu) un atstājiet rindu starp punktiem. Jūsu rakstīšanai vēstules tekstā jābūt profesionālam un līdz punktam: Skaidri jānorāda vēstules raksturs, jūsu nosūtīšanas iemesli un tas, ko jūs cerat iegūt, atbildot uz vēstuli. Atdaliet katru vēstules ideju atsevišķā rindkopā. Ja jums ir vairāk nekā viens pieprasījums vai mērķis jūsu vēstulei, norādiet tos gan savā ievaddaļā, gan pēc tam katrs pilnībā, bet atsevišķi aplūkojiet turpmākajos punktos. Izvairieties no akronīmu vai saīsinājumu izmantošanas, jo tie var radīt neskaidrības: precīzi norādiet, par ko jūs runājat. Izmantot pareizu gramatiku un pareizrakstību, un vienmēr pārbaudiet savu vēstuli pirms tā nosūtīšanas.
Slēgšana
Pabeidziet savu biznesa vēstuli ar “Sirsnīgi” vai „Ar cieņu.” Nolaižot četrus laukus drukātā vēstulē un ievietojiet savu pilnu vārdu. Pierakstieties telpā starp noslēgumu un jūsu vārdu. E-pastā savu vārdu aizveriet nākamajā rindā pēc slēgšanas.
