Pārbaudes parakstītāju iekšējais kontroles saraksts atšķiras dažādās organizācijās. Katram uzņēmumam ir jānosaka saprātīgs riska pārvaldības plāns, lai novērstu negodīguma iespējamību un novērstu krāpšanu. Dažām vienībām process sākas ar čeku pasūtīšanu un svārstās no pārbaudes glabāšanas līdz prasībai par diviem parakstītājiem vai īpašu apstiprinājumu pārbaudēm, kas pārsniedz noteiktu summu. Periodiski pārskatiet noteikumus, lai nodrošinātu, ka tie ietver labāko praksi.
Rakstiskā politika
Ievietojiet iekšējās politikas vai kontroles rakstveidā, norādot organizācijas kontroles, lai veiktu pārbaudes no pasūtīšanas un saņemšanas līdz faktiskajai parakstīšanai. Projektēšanas rīki, kas sastāv no dokumentiem un ierakstiem, lai ierakstītu visus pārbaudes rakstīšanas darījumus un notikumus. Pārliecinieties, ka iekārtai ir atbilstoša uzglabāšanas un datorprogrammām ir atbilstoša autorizācijas drošība.
Tukša pārbaude
Daudzām organizācijām ir privātpersonas vai aizbildņi, kas ir atbildīgi par to, lai kontrollapu glabātu tukšu čeku krājumam. Process var ietvert šādas darbības: ierakstīt tukšo pārbaužu piegādes datumu un norādīt saņemto pārbaužu secību. Ievadiet trūkstošos pārbaudes numurus vadības lapā. Personai, kas saņem tukšo čeku partiju, ir jāiesniedz datums un jāparaksta katram sūtījumam. Turklāt ierakstiet neizmantoto pārbaužu datumu un secību, kas atgriezta uzglabāšanā. Pārbaudiet pēdējo izsniegto pārbaudi; tas nodrošina, ka pārbaudes secība ir neskarta.
Neatkarīgas pārbaudes un atlikumi
Neatkarīgi pārbaudes un līdzsvars nodrošina labāko praksi, kad runa ir par iekšējās kontroles pārbaudēm. Tas ietver pārbaužu summu nodrošināšanu, saskaņošanai ir pareizas summas, tostarp pārbaužu veikšana, salīdzinot aktīvus ar reģistrēto atbildību, datorizētu kontroli. Turklāt pārskatiet grāmatvedības pārskatu pārvaldību, piemēram, vecuma trašu bilances pārskatus un citus automatizētus pārskatus.
Administratīvie pārskati
Dažreiz organizācijai var nebūt lietderīgi sadalīt uzdevumus; šādā gadījumā administratoram jāveic regulāras pārbaudes, lai nodrošinātu pārbaudes rakstīšanas procesa integritāti. Pārbaudiet pārbaudes tikai ar atbilstošu dokumentāciju un pārliecinieties, ka persona, kas paraksta čekus, nosūta čekus no biroja. Ja iespējams, nenododiet čekus personai, kas uztur skaidras naudas izmaksas un uzskaites dokumentus. Politikas ietvaros nevajag veikt čekus, kas jāmaksā „Naudai”.
Atsevišķi konti
Izveidojiet vismaz divus atsevišķus bankas kontus. Depozīt visus līdzekļus un ieņēmumus pirmajā kontā. Pārskaitiet tikai pietiekami daudz līdzekļu otrajā kontā, lai segtu jūsu uzrakstītās pārbaudes. Valdes loceklim vai citai ieceltai personai jābūt pilnvarai pārskaitīt līdzekļus kontā. Turklāt izveidojiet atsevišķu kontu algu sarakstam; vēlreiz, pārskaitiet tikai summu, kas nepieciešama, lai apmierinātu algas.
Paraksti
Dažām padomēm var būt nepieciešami divi paraksti. Tomēr divu parakstu iegūšana var būt apgrūtinoša un prasa, lai iepriekš tiktu parakstītas tukšas pārbaudes. Ja politika nedarbojas jūsu organizācijā, mainiet politiku līdz kādai no parakstītājām līdz noteiktai dolāra summai. Tāpat izveidojiet tiešu depozītu darbiniekiem un izmantojiet trešās puses algu pakalpojumu.
