Neatkarīgi no tā, vai jūs vadāt mazo uzņēmumu vai pārvaldāt tās finanses, ir svarīgi saprast atšķirības starp atmaksājamiem izdevumiem un ar nodokli apliekamajiem ienākumiem. IRS ir īpaši svarīgs, ja runa ir par to, kas var tikt klasificēts kā atmaksājams rēķins, un sods var rasties, ja to darāt nepareizi. Rūpīga grāmatvedības uzskaite un ieņēmumu uzturēšana ir būtiska, ja jūsu uzņēmums kādreiz tiks revidēts.
Kas ir atlīdzināmie izdevumi?
Ja klientam sniedzat preces vai pakalpojumus, var rasties gadījumi, kad jūs uzņematies papildu pakalpojuma vai preces izmaksas no klienta pieklājības. Jūs varat izvēlēties, lai klients par šīm izmaksām nerēķinās. Tomēr, ja jūs to izdarīsiet, summa vēlāk parādīsies kā ienākumi jūsu kontu plānā. Tā kā tas nav regulāri ienākumi, ir nepieciešams diferencēt.
Ikreiz, kad jūsu darba laikā rodas izdevumi klienta vārdā, šīs izmaksas ietilpst atmaksājamā izdevumu kategorijā. Piemēram, piegādes izmaksas vai ceļa izdevumi var tikt uzskatīti par atlīdzināmiem izdevumiem. Degvielas izmaksas, ēdieni vai viesnīcas numuri arī var tikt klasificēti kā atmaksājami. Saskaņā ar parastajiem darījumiem atlīdzības uzskaites procedūra nosaka, ka tas ir izdevumi, kad jūs to uzņematies, un ienākumu posteni, kad to rēķināsiet klientam.
Ja esat mazs uzņēmums un izmantojat apakšuzņēmēju, iespējams, jums būs jārisina papildu atlīdzināmi izdevumi, ko sauc par caurlaides izdevumiem. Piemēram, ja jūs saviem klientiem piegādājat uzturēšanas pakalpojumus par 500 ASV dolāriem mēnesī, un jūs maksājat apakšuzņēmējam $ 500 mēnesī, lai veiktu darbu, šie izdevumi nav ienākumi, bet gan izdevumi par izdevumiem. Fiskālā gada beigās jums būs jāiesniedz apakšuzņēmējam 1099. veidlapa un jāsaglabā rūpīgi ieraksti par to, ko esat norēķinājies ar savu klientu, un par to, ko esat samaksājis par to pašu darbu.
Vai atmaksājamie ienākumi ir atmaksājami?
Ja atlīdzība tiek izmaksāta darbiniekam vai uzņēmumam, tā ir pienācīgi jāreģistrē, lai to uzskatītu par neapliekamu. Piemēram, attiecībā uz darbinieka atalgojuma likmi atlīdzība ir jāatzīmē kā tāda, un ne tikai jāiekļauj cita darbinieku ienākumos. Jūsu uzņēmuma kontu shēmā jums būs jāatzīmē, ka tas ir atmaksājams izdevums, kad to pirmo reizi dokumentējat. Tādā veidā jūs varat vēlāk pārbaudīt savu ienākumu sarakstu, lai pārliecinātos, ka tas nav apliekams ar nodokli.
Ja izdevumi un ieņēmumu pozīcijas ir pienācīgi dokumentētas un izsekotas, atmaksājumi netiek uzskatīti par ar nodokli apliekamiem ienākumiem. Šajā gadījumā jūs nesaņemat samaksu par preci vai pakalpojumu, bet gan tagad izlaist noteiktu naudas summu, kas jums tiek atmaksāta vēlāk.
Atmaksājamo izdevumu pareiza izsekošana
Papildus izdevumu atmaksājamo izdevumu dokumentēšanai jūsu kontu plānā, jums būs jāuztur rūpīgi ieraksti. Iesniedziet visus ieņēmumus, pārskatus vai citus dokumentus, kas saistīti ar izdevumiem, ja tas ir iespējams. Saglabājiet kopiju ar fiskālā gada nodokļu dokumentiem, lai jūs varētu vērsties tajā revīzijas vai jebkādu jautājumu gadījumā. Bez pienācīgas dokumentācijas IRS varētu apgalvot, ka jūsu atmaksājamie izdevumi būtu jāuzskata par ienākumiem, kas apliekami ar nodokli, un tas radītu jūsu uzņēmumam vairāk fiskālā gada beigās.
