Plānojot sanāksmi viesnīcā, jūs vēlēsieties nodrošināt, lai pārdošanas nodaļa pareizi uztver jūsu grupas vajadzības, lai jūs nebūtu pārmaksāts. Jūsu kontaktpersona viesnīcā radīs grupu, kas atsāk jūsu sanāksmi, lai dalītos ar citiem departamentiem un nodrošinātu, ka viesnīcā būs nepieciešamas visas nepieciešamās. Grupas atsākšana ir profils, kas ietver jūsu organizācijas mērķi tikties viesnīcā, apmeklējamo cilvēku skaitu, guļamtelpu skaitu un nepieciešamās autostāvvietas, ēdināšanas un citas funkcionālās vajadzības. Šis profils jāizveido apmēram 14 dienas pirms pasākuma, lai jūsu grafiks būtu atbilstoši.
Izrakstiet visu, kas jums būs nepieciešams sanāksmei, un sniedziet to savam viesnīcas tirdzniecības kontaktam, lai pārliecinātos, ka viesnīcā ir resursi, kas atbilst jūsu vajadzībām. Ēdieni, uzkodas, autostāvvietas, atpūtas telpas un nakts istabas ir piemēri, ar kuriem jums vajadzētu dalīties ar tirdzniecības kontaktu. Tas sniegs viņam priekšstatu par jūsu vīziju par sanāksmi un viesnīcas lomu, lai tā darbotos netraucēti. Viņš var sniegt standarta veidlapu, lai aizpildītu šo informāciju.
Izveidojiet datumus dalībnieku sapulču reģistrācijai saistībā ar jūsu viesnīcu pārdošanas kontakta laika grafiku, lai informētu darbiniekus par jūsu tikšanās vajadzībām. Izmantojiet stimulus, lai veicinātu agrīnu reģistrāciju, tostarp diskontētas reģistrācijas maksas vai konferenču perks. Nodrošiniet, lai dalībnieki zinātu, kas ir pieejams viesnīcā, un apsveriet iespēju iekļaut reģistrāciju papildus aktivitātēm jūsu veidlapā. Spa procedūras, vakariņas un sanāksmes, kurās nav sanāksmju, ir preces, kuras jūs varētu iekļaut, ja viesnīcai ir resursi, lai tos nodrošinātu, un tie atbilst jūsu sanāksmes apjomam.
Sazinies ar savu tirdzniecības kontaktpersonu, kad jūs pārsniegsiet savu galīgo termiņu, lai pārliecinātos, ka viņam ir skaits cilvēku, kas apmeklē un kas būs nepieciešami no viesnīcas. Pamatojiet visus papildu numurus, ko saņemat no potenciālajiem dalībniekiem, kuri vēlas apmeklēt, bet vēlmi reģistrēties uz vietas un vēsturiskos numurus reģistrācijai uz vietas.
Pieprasiet, lai jūsu grupas pārskatīšana tiktu atsākta divas nedēļas pirms jūsu tikšanās. Līdz tam laikam grupa tiks atjaunota un būs gatava dalīties ar pārējo viesnīcu. Jūs vēlaties pārliecināties, vai pārdošanas kontakta numuri un aktivitātes atbilst jūsu numuriem un aktivitātēm, kas paredzētas sanāksmei. Uzdodiet jautājumus, lai pārliecinātos, ka saprotat katru pārskatāmo rindas vienumu. Nekavējoties novirziet savas pārdošanas kontaktpersonas uzmanību.
Pārskatiet savu rēķinu no viesnīcas un saskaņojiet to ar informāciju, kuru pārskatījāt savā grupas atsākšanā, un jūsu organizācijas reģistrācijas informāciju pēc tikšanās pabeigšanas. Pārbaudiet neprecizitātes un pārmaksas. Ja atrodaties, sazinieties ar savu tirdzniecības kontaktpersonu un pārdošanas menedžeri, lai tos varētu attiecīgi labot.
Padomi
-
Pieprasiet, lai jūsu grupas fiziskā kopija tiktu atjaunota pirms jūsu tikšanās, lai saglabātu jūsu ierakstus. Pārskatiet izlases grupas atsākšanas veidlapas, lai iegūtu priekšstatu par to, ko iepriekš būs nepieciešama viesnīcu pārdošanas nodaļa. Sniedziet informāciju par visām nozīmīgākajām izmaiņām, kas pēc iespējas ātrāk ietekmēs jūsu sanāksmju apmeklēšanu.
