Dokumentu skapis parasti attiecas uz biroja mēbelēm, kas glabā failus un dokumentus. Dokumentu skapji ir dažāda izmēra. Dažiem ir slēdzenes, lai novērstu neatļautu piekļuvi, bet citi skapji ir viegli transportējami un pieejami ikvienam. Uzņēmumi ar lieliem failiem, piemēram, slimnīcām, advokātu birojiem vai skolām, bieži uztur skapjus, kas nevar viegli pārvietoties.
Pamati
Dokumentu iesniegšanai ir vairāki veidi. Lai izstrādātu sistemātisku pieeju, jums jāanalizē informācija, kas tiks saglabāta failos. Brainstorm dažādos veidos, lai jūs varētu izvēlēties labāko metodi. Piemēram, ja jūs glabājat informāciju par automobiļu detaļu piegādātājiem, tad jūs varat iesniegt alfabētisku pieeju, pamatojoties uz uzņēmuma nosaukumu. Jūs varat arī izveidot metodi piegādātāju atdalīšanai pa reģioniem (piemēram, Dienvidos, Rietumos, Austrumos, Starptautiskajā). Ja jūs uzturat rāpuļu ierakstus, jūsu metode var ietvert rāpuļu organizēšanu pēc to zinātniskajiem nosaukumiem vai datuma, kad fails tika izveidots.
Dokumentu pārvaldība
Kad būsiet izstrādājuši apmierinošu metodi, pārliecinieties, ka esat to pierakstījuši tā, lai citi cilvēki varētu saprast un sekot līdzi reģistrēšanas sistēmai. Jums arī jānodrošina, lai faili tiktu pareizi saglabāti, jo jūsu sistēma ātri kļūs neefektīva, ja faili ir nepilnīgi (piemēram, trūkst datu) vai nepareizi glabāti (piem., Ignorējot reģistrēšanas kategorijas). Piemēram, ja jūs nošķirat dzimumu pēc krāsas, tad cilvēkiem, kas izveido failus, jāatceras, ka jāatšķir vīrieši un sievietes.
Jums ir jāparedz izaugsme un jāpievieno papildu skapji vai telpa pēc vajadzības. Pretējā gadījumā ieraksti tiks aizpildīti pārāk cieši. Apsveriet arī to, kā nošķirt aktīvo no neaktīviem failiem un, ja nepieciešams, kad iznīcināt vai sagraut neaktīvus failus.
Apsvērumi
Daudzi uzņēmumi īsteno dokumentu organizēšanas sistēmas, kas izmanto oriģinālos dokumentus vai kopijas. Tomēr, pirms izveidojat jaunu reģistrēšanas sistēmu, jāizpēta virtuālās iespējas. Piemēram, jūs varat iegādāties programmatūru un ievades datus vai nu iekšējā, vai tīmekļa serverī. Pat ja jums pašlaik ir reģistrēšanas sistēma, jums jānovērtē datu pārsūtīšanas laiks un izmaksas ar iespējamo izmaksu ietaupījumu un digitālās vai tīmekļa glabāšanas efektivitāti. Advokātu biroji, kas izmanto Needles lietu pārvaldības programmatūru, var pavadīt ievērojamu laiku datu pārsūtīšanā, bet, tiklīdz sistēma ir pilnībā darbojusies, pastāv vairākas neskaitāmas priekšrocības, piemēram, iespēja piekļūt failiem no attālām vietām.
