Organizatoriskās pārmaiņas ir grūts, bet tas, kas var būt vēl grūtāks, ir paziņot par šīm izmaiņām darbiniekiem. Daudzi menedžeri pārsteigs par pareizo signālu, veicot sākotnējo paziņojumu, bet ir jāņem vērā arī daudzi citi jautājumi. Atbildot uz darbinieku jautājumiem, reaģējot uz viņu bažām un saglabājot saziņu nenoteiktā laikā, visi galvenie elementi ir izmaiņu paziņošanā un īstenošanā.
Izstrādāt skaidru komunikācijas plānu. Izveidojiet sarakstu ar visu, kas jāpaziņo darbiniekiem par organizatoriskajām izmaiņām. Paredziet, ka darbiniekiem var būt jautājumi par izmaiņām un būs gatavi atbildēt uz tiem. Iekļaujiet punktus, kurus jūs pievērsīsiet sākotnējā paziņojumā, kā arī to, kā jūs turpināsiet sazināties ar darbiniekiem par izmaiņām, kad tās sāksies. Kopīgojiet vai izveidojiet šo plānu ar citiem vadības amatos, lai darbinieki visā ziņojuma laikā sniegtu konsekventus ziņojumus.
Izskaidrojiet darbiniekiem, kas ir veicinājis organizācijas izmaiņas. Izskaidrojiet visas īpašās problēmas, ar kurām saskaras uzņēmums, tostarp to, kā un kāpēc tās ir jārisina. Ja uzņēmums cieš no zemas peļņas, paaugstinātām izmaksām vai slikta darbinieku morāla, paskaidrojiet to darbiniekiem.
Norādiet darbiniekiem, kā organizatoriskās izmaiņas uzlabos uzņēmumu. Uzsveriet, kā tas pozitīvi ietekmēs uzņēmumu kopumā (palielinot peļņu vai uzlabojot, piemēram, uzņēmuma reputāciju). Uzsveriet, kā šīs izmaiņas dos labumu atsevišķiem darbiniekiem pašiem. Turpiniet uzsvērt plāna priekšrocības pat pēc paziņojuma.
Dodiet darbiniekiem pārmaiņu laika grafiku. Pastāstiet viņiem, kad sāksies izmaiņas un cik ilgi tās notiks. Ja neesat pārliecināts par precīzu laika grafiku, būsiet godīgi un ļaujiet darbiniekiem uzzināt, kad viņi var gaidīt atbildi.
Dalieties savās šaubās un jautājumos. Ja ir informācija par konfidencialitāti vai vēl nav atrisināta, informējiet darbiniekus, ka jūs informēsit vairāk, kad vien iespējams, un mēģiniet dot viņiem laiku, kad viņi var gaidīt atbildi, lai samazinātu spekulācijas.
Nodrošināt darbiniekiem iespēju uzdot jautājumus vai izteikt šaubas vai grūtības ar izmaiņām. Aiciniet darbiniekus regulāri runāt ar jums vai citu vadību par visām problēmām, kas tām ir visā procesā. Atbildiet uz sarežģītiem jautājumiem tikpat godīgi, kā jūs varat.
Sazinoties ar vadītājiem un darbiniekiem bieži, kad notiek izmaiņas. Sniedziet jebkādu jaunu informāciju, kas rodas nekavējoties. Paziņojiet darbiniekiem, ja plāns mainās, un paskaidrojiet, kāpēc tas ir mainījies. Visam procesam jābūt pēc iespējas atvērtākam, lai darbinieki nejūtu, ka viņi tiek turēti tumsā.
