Katram uzņēmumam un personai, kas strādā ar sabiedrību, kaut kādā brīdī jādarbojas ar sabiedrību. Bet tas nav ideāls, lai puse sadalītu savus resursus starp savu primāro biznesu un paskaidrojot, ka bizness ir pasaulē - tā ir vieta, kurā ienāk sabiedrisko attiecību aģentūras. Jebkura PR aģentūra, kuras vērtība ir tās sāls, izmantos dažādas metodes, lai kļūtu par efektīvu seju un balsi klientam, ko tas pārstāv.
Tajā pašā lapā kā Klients
Pirms PR aģentūra var saņemt ziņojumu klienta vārdā, tai ir jāzina, kas tas ir. Saistībā ar PR klientiem, lai noskaidrotu visu, ko viņi var par savu darbību, PR pārstāvji tiekas ar saviem klientiem. Uzņēmumiem šī informācija ietver to vispārējo misiju, produktus, pakalpojumus un to, kā tās laiž tirgū. Publiskajam personālam, kas ietver informāciju par personas profesionālajiem projektiem, kā arī personiskās dzīves detaļām, kas varētu ietekmēt sabiedrības viedokli. Visiem klientiem aģentūra izveido protokolu informācijas apmaiņai, lai tā nekad nepalaidītu iespēju iepazīstināt sabiedrību ar jauniem notikumiem.
Paziņojumi presei
Pamatprodukts, kas nāk no PR aģentūrām, ir paziņojums presei, informācija par uzņēmumu, kas tiek publicēts ziņu aģentūrām publicēšanai. Ziņu aģentūrām patīk preses relīzes, jo īpaši par lēnām ziņu dienām, jo tas nozīmē mazāk darba, lai aizpildītu papīra vietu. Atzinums ir tāds, ka preses paziņojumam ir vajadzīgas dažas rediģēšanas izmaiņas - citādi ziņu redaktori nevēlas tērēt dārgo laiku par to, kas, iespējams, ir nebūtiska informācija. Viens veids, kā novērtēt PR aģentūras kvalitāti, ir lūgt preses relīzes paraugus un pārbaudīt tos saskaņā ar Associated Press stila vadlīnijām. Ja izlaidumi ir grūti atšķirami formātā no reāliem ziņu rakstiem, un jūs joprojām aiziet prom ar pozitīvu iespaidu par organizāciju, kas pārstāvēta, aģentūra ir labi paveikusi savu darbu. Bet atšķirībā no faktiskā ziņu raksta, nav svarīgi, lai paziņojumā presei būtu precīzi citāti. Bieži vien sabiedrisko attiecību rakstnieks veido citātus - bet tikai klientu vārdā - un pieprasa klienta apstiprinājumu, pirms šis paziņojums presei tiek nosūtīts ziņu aģentūrām.
Attiecību veidošana ar ziņu aģentūrām
PR aģentūrām jāuztur to ziņu aģentūru saraksts, kurām tās nosūta preses relīzes. Bet, svarīgāk, sabiedrisko attiecību speciālisti izveido runas attiecības ar žurnālistiem, kuri meklē informāciju par klientu. PR profesionāļi ir vārti visai informācijai, kas nāk no organizācijas, ko tie pārstāv. Tas nozīmē, ka PR aģentūra būs žurnālista pirmā kontaktpersona, lai iegūtu informāciju par klientu, un aģentūra darbosies kā klienta pārstāvis vai sazinās ar žurnālistu ar atbilstošu klientu klienta organizācijā. Dažreiz darbinieks ar aģentūru intervijā rīkojas kā trešā persona, lai virzītu jautājumus un atbildes pozitīvā virzienā.
Sociālo mediju klātbūtnes pārvaldīšana
Attīstoties sociālajiem medijiem, sabiedrisko attiecību speciālistu loma ir paplašinājusies, iekļaujot klientu pārstāvniecību tiešsaistē. Ja klientam ir emuārs, Facebook vai Twitter profils, PR aģentūrai jābūt pieejamai tai; ja klientam nav, aģentūrai tas jāizveido. Atšķirībā no paziņojumiem presei, sociālo mediju klātbūtne ir tieši sabiedrībai. Tā rezultātā aģentūrai nav jāuztraucas par ziņu formāta ievērošanu vai klienta vārdā neobjektīvu parādīšanos, jo neviens sagaida, ka publiskais personāls vai uzņēmums neradīs savu ragu. Tāpat kā preses dienesta pienākumi vai citāti preses relīzēs, sociālo mediju atjauninājumi jāraksta tā, it kā informācija būtu tieši no klienta, pretstatā iznomātās trešās personas viedoklim.
