Reliģisko organizāciju inventarizācija var būt gan fiziskas lietas, gan sapulces locekļu prasmju kopums, kas vēlas ziedot savu laiku. Tie, kas vēlas ziedot savu laiku un zināšanas, ir jāuzskaita, lai tos varētu pienācīgi izmantot baznīcas labā. Fiziskās baznīcas aktīvi jādokumentē rakstiski ar dokumentiem, kas droši glabāti vairākās vietās. Vairāki cilvēki var palīdzēt sagatavot sākotnējo baznīcas inventarizāciju, bet tā uzturēšana un droša glabāšana būtu jāpiešķir vienam ieceltajam. Sākotnējā inventāra apkopošana var aizņemt tik ilgi, cik nedēļu, un ikgadējai inventarizācijas saskaņošanai vajadzētu būt ilgāk par vienu vai divām dienām. Šis projekts prasa pievērst uzmanību detaļām.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Izklājlapu programmatūra
-
Internets
-
Printeris / kopētājs
-
Starpliktuve
-
Zīmulis
-
Etiķetes
Fizisko priekšmetu inventarizācija
Iegūstiet gatavu baznīcas inventāra veidlapu no interneta vai izveidojiet savu, izmantojot izklājlapu programmatūru. Veidlapas augšpusē iekļaujiet sava uzņēmuma nosaukumu un atstarpes gan lapas, gan atrašanās vietas nosaukumam. Tālāk izveidojiet slejas ar nosaukumu "Sērijas numurs", "Vienuma apraksts", "Iegūšanas datums", "Sākotnējā vērtība" un "Saglabāt / Izlaist". Drukāt pietiekami daudz veidlapas kopiju, lai izmantotu katrā baznīcas telpā un piestiprinātu starpliktuvē.
Atšķiriet piegādes un aprīkojumu, atzīmējot dolāra summu, kas kvantificē atšķirību. Piemēram, preces, kuru izmaksas ir mazākas par 500 ASV dolāriem, tiek uzskatītas par piegādēm, savukārt preces, kuru izmaksas pārsniedz 500 ASV dolārus, uzskata par aprīkojumu. Sakarā ar savu vērtību, inventarizācija ir nepieciešama, kamēr tas nav nepieciešams krājumu piegādēm.
Izveidojiet secīgu sērijas numuru sarakstu, izmantojot izklājlapu programmatūru, un izdrukājiet numurus, katrs no tiem uz 1 collu uzlīmēm. Pirmo reizi inventarizācijai ir jābūt sērijas numuriem, kas ir unikāla mēneša formāta formātā. Unikālais numurs ir tāds, kas mainīsies secīgi, piemēram: 2011-10-1, 2011-10-2, 2011-10-3.
Sāciet vienā telpā un identificējiet visus priekšmetus, kas tiek uzskatīti par aprīkojumu. Pēc identificēšanas katras vienības apakšā pievienojiet vienu sērijas numura uzlīmi, lai vienumus varētu izsekot.
Ņemiet vērā lapas numuru un numura nosaukumu, izmantojot inventāra veidlapas starpliktuvē. Katram postenim, kam piešķirts sērijas numurs, ierakstiet datus visos laukos, kas atrodas uzskaites formā.
Apraksta laukam jābūt pārskatam par objektu. Sērijas laukā jāiekļauj numurs, ko esat piestiprinājis vienuma apakšā. Veicot sākotnējo inventarizācijas informāciju, iegūtais datums un sākotnējā vērtība var nebūt pieejama. Ja tā ir, aizpildiet veidlapu. Ja tā nav, ierakstiet pašreizējo datumu iegūtajā datumā un novērtējiet vērtību. Ja vienums tiek glabāts, vienkārši veiciet pārbaudi laukā. Ja tas tiek iznīcināts, ņemiet vērā apglabāšanas datumu.
Pārvietojiet no istabas uz istabu, atkārtojot 4. un 5. soli. Neaizmirstiet turpināt atzīmēt lapas lappuses numuru un numura nosaukumu katras lapas augšpusē, mainot atrašanās vietas.
Veiciet pabeigto inventarizācijas veidlapu kopijas. Ievietojiet vienu eksemplāru katrs secīgā secībā pēc loksnes numura trīs gredzenu saistvielā. Novietojiet vienu saistvielu drošā vietā, kas atrodas ārpus uzņēmuma, un otru vietni administratīvajā birojā. Sekojiet inventarizācijas procedūrām vismaz reizi gadā.
Prasmju kopu inventarizācija
Iegūstiet gatavu baznīcas brīvprātīgo veidlapu no interneta vai izveidojiet savu, izmantojot izklājlapu programmatūru. Iekļaujiet laukus "Nosaukums", "Adrese", "Tālruņa numurs", "E-pasta adrese", "Pieejamās dienas" un "Pieejamās stundas nedēļā". Lapā slejā norādiet nepieciešamās prasmju kopas vai lomas un norādījumus brīvprātīgajiem, lai tie varētu aplūkot interešu jomas, piemēram, autobusu vadītājs, brīvprātīgais ēdiens, darbības koordinācija un pārtikas pieliekamo ziedojumu kanceleja.
Izplatiet veidlapu svētdienas skolas vai baznīcas dienesta laikā vai nosūtiet to pa pastu ar lūgumu atgriezties noteiktā vietā noteiktā datumā vai pirms tā.
Ievietojiet veidlapas trīs gredzenveida saistvielā vai izmantošanai, izveidojiet digitālu datubāzi ar brīvprātīgo personisko informāciju un interesēm. Tādā veidā var sazināties ar ieinteresētajiem draudzes locekļiem, un administratīvais personāls var precīzi redzēt baznīcas pieejamos resursus.
Izplatiet jaunās brīvprātīgo veidlapas ne vēlāk kā vienu reizi gadā. Ja atjauninātās veidlapas netiek atdotas personai, kura iepriekš tos aizpildīja, tad sazinieties ar telefonu, lai noteiktu, vai viņi vēlētos ziedot savu laiku jomās, kuras viņi iepriekš atzīmēja, un veikt izmaiņas.
Padomi
-
Fiziskā inventāra lapas datu pārvēršana ciparu izklājlapā nodrošina trešo glabāšanas vietu.
Jaunu objektu pievienošana inventarizācijai, jo tie būs, nodrošinās, ka to iegādes datums un sākotnējā vērtība tiek pareizi reģistrēta.
Katru gadu pārskatiet brīvprātīgo veidlapu, lai iekļautu jaunas prasmju kopas vai pozīcijas.
Brīdinājums
Ļaujot vairāk nekā vienai personai būt atbildīgai par inventarizāciju, var rasties neskaidrības un izraisīt dubultu ierakstu vai dezorganizāciju.
