Ja jūs kādreiz strādājat administratīvā stāvoklī, var būt jūsu uzdevums pārrakstīt minūtes. Tas var būt grūtāk, nekā jūs domājat, lai pārrakstītu minūtes. Protokolu pārrakstīšana nozīmē pareizo līdzsvaru starp pārāk mazu un pārāk daudzu piezīmju pārņemšanu, kas notika jūsu sanāksmē. Turklāt jums ir jāizmanto ne tikai asas klausīšanās prasmes, bet arī laba redakcionālā jutība. Sekojot zemāk sniegtajai vadlīnijai, varat izveidot profesionālu minūšu transkripciju.
Dariet savu transkripciju pēc iespējas ātrāk pēc tikšanās. Jūs varēsiet viegli atcerēties, kas notika sanāksmē.
Pareizi piešķiriet protokola dokumentu. Ierakstiet sapulces dalībniekus, sapulces mērķi un sapulces datumu / ilgumu. Jums jāiekļauj arī atslēga, kurā uzskaitīti dalībnieku iniciāļi kopā ar pilniem vārdiem, jo katru reizi, kad dalībnieks runā, jūs varat ievadīt savus paziņojumus ar iniciāļiem.
Sarakstu pārrakstiet hronoloģiskā secībā. Sadaliet diskusijas / sarunas pa tematiem, ja sanāksmē tika apspriesta vairāk nekā viena tēma. Piemēram, ja diskusija tiek mainīta no budžeta problēmām uz cilvēkresursiem, nākamā saruna ir šāda: "Diskusija nav mainīta uz cilvēkresursu nodaļas apsvērumiem …"
Atšķiriet svarīgās un nenozīmīgās diskusijas jūsu sanāksmē. Piemēram, jūs, protams, nevēlaties pārrakstīt brīžus, kad kāds aizgāja pie temata un runāja par personiskiem jautājumiem. Tā vietā, lai pieminētu, ka diskusija noritēja ārpus kursa, rakstiet vai nu elipses "…" vai kaut ko līdzīgu, "Pēc apmēram vienas stundas nesaistītas sarunas …"
Saglabājiet dokumentu cietajā diskā (vai zibatmiņā), pirms to izdrukājat. Minūtes transkripcija ieraksta lielāko daļu uzņēmuma galveno lēmumu, tāpēc ir svarīgi, lai šie lēmumi tiktu saglabāti turpmākai izmantošanai.
Padomi
-
Vienmēr pārbaudiet savu pareizrakstību un gramatiku, pirms iesniedzāt sava minūtes transkripciju jūsu priekšniekam. Jautājiet savam priekšniekam, vai ir veidne, kuru varat izmantot, lai pārrakstītu minūtes. Ja nē, jautājiet, vai ir iepriekšējas minūtes transkripcijas, uz kurām jūs varat atsaukties, rakstot savu.
Brīdinājums
Esiet ārkārtīgi uzmanīgi, lai sapulcinātu jebkuru uzliesmojumu. Nepieminiet personu, kas atrodas aiz uzliesmojuma, bet norādiet kaut ko līdzīgu: "Tas tika stingri iedrošināts, ka.." Ja jūs kādreiz justies pārliecināti par nosaukuma pievienošanu dicussion, konsultējieties ar sanāksmes priekšsēdētāju.
