Rakstīšana biznesa formātā atšķiras no citiem rakstīšanas veidiem. Vadlīnijas ir stingrākas, un rakstītais stils parasti ir iepriekš noteikts. Mērķis, rakstot biznesa stilā, vienmēr ir profesionāls. Daudz rakstīšanas, ko jūs darīsiet, būs esošajiem vai potenciālajiem klientiem, kolēģiem vai priekšniekiem. Daži no šiem dokumentiem var ietekmēt jūsu vai jūsu uzņēmuma darbību, tāpēc vadlīniju ievērošana ir būtiska.
Rakstot biznesa vēstuli, izmantojiet bloku, modificētu bloku vai daļēji bloķētu formātu. Visbiežāk tiek izmantots bloka formāts. Šajā formātā viss ir atstāts pamatots un vienreizējs, izņemot divkāršu atstarpi starp punktiem.
Uzrakstiet savu dokumentu auditorijai. Koncentrējieties uz savām vajadzībām un interesēm, nevis jūsu. Padomājiet par to, ko lasītājiem ir jāzina un jānosaka piemērots veids, kā nodot informāciju šiem konkrētajiem lasītājiem.
Rakstot priekšniekiem vai klientiem, izmantojiet formālu toni. Izmantojiet neoficiālu signālu piezīmēm vai e-pastiem kolēģiem.
Pievērsiet uzmanību pozitīvajai informācijai un koncentrējieties uz ieguvumiem lasītājam. Tas ir īpaši svarīgi, rakstot vēstuli, kurā ir negatīvs ziņojums.
Rakstiet skaidri un kodolīgi. To var izdarīt, saglabājot punktus īsi, norādot svarīgu informāciju dokumenta sākumā un rindkopās un, ja iespējams, izmantojot sarakstus. Tas palīdz jūsu lasītājiem, kuri parasti tiek piespiesti laika gaitā, atrast svarīgu informāciju, pat ja viņi tikai novilktu dokumentu.
Pārbaudiet dokumentu, lai pārliecinātos, ka tajā nav pareizrakstības, gramatikas un pieturzīmju kļūdu. Jebkuras kļūdas rakstveidā var padarīt jūs par neprofesionālu vai neuzmanīgu.
Padomi
-
Parasti biznesa dokumentā ir jāizmanto vārdi "I" un "tu". Tomēr, lietojot vārdu "mēs", izmantojiet piesardzību, jo tas jūsu vārdus pārvērš par visu uzņēmumu.
Pēc apsveikuma biznesa vēstulē vienmēr izmantojiet kolu, nevis komatu.
