Personīgā informācija, kas norādīta aizpildītajā W-9 veidlapā, ir nepieciešama, lai veiktu algu saraksta apstrādi un maksājumu ziņojumus Iekšējo ieņēmumu dienestam. Kā labas prakses piemēru pieprasiet pabeigtu W-9 jūsu darbinieka pirmajā darba dienā un nosūtiet W-9 pieprasījumu jebkuram jaunam līgumslēdzējam. Ja darbuzņēmējs neievēro, nosūtiet oficiālu vēstuli ar patīkamu, bet stingru pieprasījumu par aizpildītu veidlapu.
W-9 pamatinformācija
Veidlapa W-9 ir IRS dokuments, kurā ir sniegta informācija par nodokļu maksātāja vārdu, adresi, federālo nodokļu klasifikāciju un sociālās apdrošināšanas numuru vai darba devēja identifikācijas numuru. IRS nepiekrīt, ka uzņēmumi glabā W-9s failā. Tomēr uzņēmumiem ir jāapkopo un jāziņo par visiem darbiniekiem un līgumslēdzējiem, kas uzrādījuši veidlapā norādīto personisko informāciju, par kuriem viņi maksā vairāk nekā 600 ASV dolārus gadā. W-9 vākšana ir ērts veids, kā to izdarīt. Tādēļ uzņēmumam ir jābūt W-9 failam par katru darbinieku un darbuzņēmēju.
Pieprasīt W-9
Lai nodrošinātu, ka jūs savācat W-9 no visiem darbiniekiem, obligātajā pirmās dienas dokumentācijā par jauniem darbiniekiem iekļaujiet W-9 veidlapu. Pieprasīt jauniem darbiniekiem pabeigt visus dokumentus uz vietas un atgriezt to cilvēkresursu pārstāvim līdz pirmās dienas beigām.
Iegādājoties jaunu darbuzņēmēju vai pārdevēju, pievienojiet W-9 veidlapu ar sākotnējo līgumu. W-9 pieprasījuma vēstulē lūdziet pārdevējam aizpildīt un atgriezt veidlapu pēc iespējas ātrāk. Apsveriet politikas ieviešanu, lai samaksātu tikai pārdevējiem ar derīgu W-9 failu, un atzīmējiet šo politiku pieprasījuma vēstulē.
Sekojot
Ja jums ir grūtības iegūt pabeigtu W-9 no jebkura darbinieka vai darbuzņēmēja, taktiski, bet stingri paziņojiet, ka W-9 ir nepieciešams pirms maksājuma veikšanas. Paskaidrojiet darbiniekiem, ka informācija par veidlapu ir nepieciešama, lai apstrādātu algu sarakstu un izsniegtu viņiem čekus. Ja pārdevējs nedod W-9 nedēļu vai divas reizes, nosūtiet otru pieprasījuma vēstuli, lai sekotu līdzi. Ja jums ir dokumentēta politika, atgādiniet pārdevējam, ka nevarat tos maksāt bez faila veidlapas. IRS pieprasa jums veikt oficiālu W-9 pieprasījumu, tāpēc saglabājiet šīs vēstules kopiju failā.
Nr. W-9
Ja gada beigās nav W-9 pārdevējam, jums joprojām ir jāziņo par maksājumiem IRS. Aizpildiet un nosūtiet 1099-MISC veidlapu darbuzņēmējam un atstājiet sociālās apdrošināšanas numuru tukšu. IRS atbildēs ar paziņojumu, ka numurs ir pazudis, un tas ir jānosūta līgumslēdzējam kopā ar paziņojumu par rezerves ieturēšanu un citu W-9 kopiju. Jums ir pienākums ieturēt nodokļus no turpmākiem maksājumiem šim darbuzņēmējam - patlaban ieturējuma likme ir 28 procenti - un darbuzņēmējam būs jāmaksā 50 ASV dolāru maksa no IRS.
