Tradicionālā komunikācija notika skaidri noteiktā struktūrā, izmantojot kanālus, piemēram, iekšējo pastu, telefonus, piezīmes un oficiālas sanāksmes. Mūsdienu projektu komunikācijās tiek izmantotas tādas tehnoloģijas kā e-pasts, iekštīkls un sociālie mediji, lai dalītos informācijā elastīgākā komandas struktūrā. Saziņas vajadzības ir mainījušās saskaņā ar jaunu pieeju projektu vadībai un nepieciešamību informēt plašāku ieinteresēto personu grupu.
Metodoloģija
Tradicionālā projekta komanda apstrādāja projektu atsevišķos posmos, pabeidzot katru posmu pirms nākamā. Komanda dokumentēja katru posmu un ieguva parakstu pirms progresa. Saskaņā ar Project Smart, mūsdienu prakse ir pieņemt elastīgu projekta metodoloģiju, kurā projekta posmi var pārklāties, jo komandas locekļi apstrādā individuālus ciklus, pārveidojot tos saskaņā ar jebkuru atgriezenisko saiti. Tas sarežģī saziņu, liekot uzsvaru uz statusa atjauninājumiem un vieglu piekļuvi jaunākajai projekta informācijai.
Komanda
Modernā projekta komanda sastāv no plašas pastāvīgo un pagaidu locekļu grupas. Papildus iekšējiem darbiniekiem komanda var ietvert arī konsultantus, piegādātājus, biznesa partnerus un uzņēmumus, kas sniedz IT pakalpojumus. Projekta vadītājam ir jānodrošina, ka visiem komandas locekļiem ir droša piekļuve projekta komunikācijai viņu līdzdalības laikā. Saskaņā ar projekta vietu projekts ir pagaidu sociālā sistēma, kurā panākumi ir atkarīgi no sadarbības, komunikācijas un apņemšanās, izmantojot pārredzamu informācijas apmaiņu.
Ieinteresētās personas
Mūsdienu projektos ir daudz plašāka ieinteresēto personu grupa. Papildus komunikācijai ar komandas locekļiem un sponsoriem projekta vadītāji atzīst, cik svarīgi ir informēt visas ieinteresētās personas, tostarp sabiedrību, regulatorus, valsts aģentūras un ieguldītājus. Saskaņā ar Kornvelas vadības konsultāciju firmu neefektīva komunikācija veicina panākumu trūkumu vairāk nekā 65% neveiksmīgo projektu.
Kanāli
Modernā projekta komunikācija izmanto tīkla sakarus, lai uzlabotu sadarbību. E-pasts un tērzēšana ļauj komandas dalībniekiem ātri un viegli apmainīties ar informāciju, nevis paļauties uz papīra kanāliem, piemēram, iekšējām piezīmēm vai faksiem. Projekta portāli nodrošina vienotu drošu piekļuves punktu visai projekta informācijai un dokumentācijai, izmantojot internetu. Videokonferences ļauj komandas locekļiem izveidot progresa sanāksmes, pat ja komandas locekļi atrodas dažādās vietās. Tādas tehnoloģijas kā emuāri un sociālie tīkli vēl vairāk veicina komunikāciju, radot kopienas izjūtu un dodot ieinteresētajām personām iespēju sniegt atsauksmes, kas var ietekmēt projektu.
