Biznesa vēstulē var būt pielikumi, kas atjauno informāciju vēstulē vai sniedz papildu informāciju, lai labāk saprastu. Termins piesaiste bieži tiek aizstāta ar terminu “iežogojums”. Neskatoties uz līdzībām, viņi nav vieni un tie paši. Izpratne par atšķirībām starp abiem un to, kā tos minēt jūsu biznesa vēstulēs, padarīs profesionālu un pat konkurētspējīgu priekšrocību.
Padomi
-
Norādot pielikumu vai norādi biznesa vēstulē, iekavās atzīmējiet pievienoto failu vai dokumenta nosaukumu.
Pielikums pret korpusu
Pirmkārt, pārliecinieties, ka saprotat atšķirību starp pielikumiem un korpusiem. Lai gan abi ļauj jums sniegt vairāk informācijas un papildu resursus, tie pārstāv dažādas lietas.
Kā norāda tā nosaukums, pielikums ir vēstules pievienots dokuments vai fails. Tā tiek uzskatīta par vēstules daļu, jo tā izceļ galvenos punktus, piedāvā vairāk informācijas vai atbalsta jūsu paziņojumu. Rakstot vēstuli, skatiet pievienotos dokumentus. Piemēram, jūs varat pievienot līgumu un minēt to vēstulē kopā ar attiecīgo informāciju par to, ko tas rada.
Turpretī iežogojumi ir atsevišķi dokumenti. Piemēram, ja nosūtāt biznesa vēstuli potenciālajam jaunajam partnerim, jūs varat pievienot brošūru, tirgus pētījumu vai salīdzināšanas tabulu. Nav nepieciešams atsaukties uz šo dokumentu vēstulē. Izvēle ir atkarīga no jums.
Pielikumi tekstā
Citējot informāciju no cita dokumenta tekstā, izmantojiet iekavās vai nu pasta vai elektroniskā pasta korespondenci. Ievērojiet pievienoto faila vai dokumenta nosaukumu iekavās. Pieņemot, ka vēstule attiecas uz telefona sūdzību, citāts ietvers sūdzības dokumenta nosaukumu, piemēram: (Pielikums: Klientu apkalpošanas žurnāls, 1/5/2017).
Teksta citāti pievieno papildu informāciju vēstules saturam. Citāts var attiekties uz izklājlapu datiem, transkriptiem vai citiem burtiem. Izmantojiet viegli lasāmus failu nosaukumus, kas apraksta dokumentu. Ja dokuments tiek drukāts, nosauciet to tādā pašā veidā. Ir pieņemami arī pievienot pielikumus ar alfabēta burtiem, piemēram, "A pielikums".
Kā atsaukties uz vairākiem pielikumiem
Papildus pielikumu teksta citēšanai, atgādiniet lasītājam arī pielikumus vēstules beigās. Zem paraksta nosaukuma kreisajā apakšējā stūrī ierakstiet "Pielikumi". Ir obligāti uzskaitīt visu pielikumu nosaukumu vēstules beigās, bet tā ir laba prakse, jo īpaši, ja ir daudz no tiem. Tas dos saņēmējam labāku priekšstatu par to, ko sagaidīt un kādus failus viņam visvairāk nepieciešams.
Kā lietot korpusus
Faktiski tekstos bieži netiek minēti korpusi, bet tas nav grūti noteikums. Ja apvalki tiek minēti biznesa vēstulē vai piezīmē, izmantojiet to pašu metodi, kas aprakstīta pielikumiem. Apvalka piemēri ietver atsākšanu vai lietojumprogrammu. Šie faili ir norādīti vēstules beigās zem parakstītāja drukātā nosaukuma pa kreisi apakšējo robežu.
Izmantojiet "korpusu" vienam korpusam un "korpusus" vairāk nekā vienam. Ir pieļaujams arī pievienot kopējo iekļauto vienību skaitu, piemēram, korpusus: 4. Ja vēstulē ir minēts dokuments, bet faktiski nav pievienots tam, atzīmējiet to kā "w / o Enclosures".
Ieteicamais valdības formāts
Valdības sarakstē dažreiz tiek veikta diferenciācija starp biznesa vēstuli un piezīmi. Ar burtiem, atsauce tiek saukta par "Enclosure", bet piezīmes parasti attiecas uz tām kā "pielikumiem". Šie dokumenti tekstā bieži tiek norādīti saskaņā ar piešķirto alfabēta burtu, piemēram, "A pielikums".
Uzskaitiet visus pielikumus vai apvalkus, pat ja ir nepieciešama otrā lapa, lai to pareizi izdarītu, norādot "Pielikumi: 2. lapa". Ja atsauces dokuments nav pieejams, tas tiek atzīmēts, iekļaujot "w / o encl". ļaut saņēmējai pusei zināt, ka dokuments nav pieejams un nav pievienots. Pārbaudiet veidnes specifiku vai unikālu formātu vadlīnijas ar konkrētām valdības iestādēm.
