Pat šajā tūlītējās komunikācijas tehnoloģijas dienā oficiālās biznesa vēstules joprojām tiek rakstītas. Pastāv dažādi iemesli, kādēļ persona vai uzņēmums var izvēlēties rakstīt vēstuli, nevis sūtīt e-pastu vai faksu. Nosūtot biznesa vēstuli, trīs galvenās daļas - sākums, vidus un beigas - jāraksta pareizi.
Sākums
Vēstules sākumā ir informācija, kas nav tieši saistīta ar vēstules ziņojumu. Datums parādās augšpusē. Sūtītāja un saņēmēja adreses tiek ievadītas tālāk; tomēr, ja sūtītāja adrese ir redzama burta galvenē vai kājenē, tai nav jāievada. Tam seko atskaites līnija, ko uzskata par "RE:" - kas ir vēstules sākumlapas daļa, kas attiecas uz vēstules ziņojumu. Tā apkopo ziņojumu no viena līdz astoņiem vārdiem. Pēc tam ir jābūt sveicienam vai sveicienam, kam šī vēstule ir adresēta. Parasti tas ir “Godātais kungs:” vai “Kam tas var attiekties:” ar kolu pēc sveiciena; personīgās vēstules pēc svinēšanas izmanto komatu, bet biznesa vēstules vienmēr izmanto kolu.
Vidū
Vēstules vidū ir vairāk pazīstams kā vēstules teksts. Tā satur pamata ziņojumu. Pirmajam teikumam būtu jāievieš aplūkojamā tēma. Nākamās ir detaļas un apsvērumi. Visbeidzot, ir secinājums. Vēstules ķermenim jābūt precīzs un kodolīgs. Personas priekšmeti vai jautājumi starp sūtītāju un saņēmēju nav jāiekļauj kā biznesa vēstules daļa.
Beigas
Ir daži galvenie vēstules elementi, kas veido tā beigas. Noslēguma apsveikums, piemēram, „Sirsnīgi” vai „Labākie vēlējumi”, ir piemērots. Tālāk jūs izdrukājat sūtītāja vārdu. Iekļaujiet sūtītāja nosaukumu vai nu tajā pašā rindā kā vārds, vai tieši zem tā. Atstājiet apmēram divas collas atstarpi starp noslēguma apsveikumu un sūtītāja vārdu; šī vieta ir sūtītāja parakstam. Ja sūtītājs kādam rakstīja un sagatavoja vēstuli, šo personu var apstiprināt zem sūtītāja vārda un nosaukuma. Ir vairāki veidi, kā to izdarīt. Visizplatītākais veids ir ievadīt sūtītāja iniciāļus lielos burtos, ierakstiet slīpsvītru (/) un ierakstiet sagatavotāja iniciāļus (piemēram, ABC / def). Apvalki jānorāda vēstules beigās. Ierakstiet vārdu “Enclosure (3)”, kurā 3 ir pasta sūtījumos iekļauto iežogojumu skaits.
Vēstules nosūtīšana pa pastu
Burts ir kārtīgi salocīts, lai perfekti iederētos biznesa lieluma aploksnē. Apvalki nav sasieti ar burtu. Biznesa vēstulē saņēmēja vārds ir drukāts uz aploksnes, nevis ar roku. Daudziem uzņēmumiem ir izdrukātas aploksnes, kas veidotas ar uzņēmuma logotipu un adresi. Tie ir profesionālākie. Mazāki uzņēmumi var izmantot uzlīmētas iepriekš iespiestas adrešu uzlīmes. Tās ir pieņemamas, tāpat kā drukātas atgriešanās adreses. Rokraksts netiek uzskatīts par profesionālu un jāizvairās.
