Oficiālā biznesa komunikācija ir uz firmas veidlapas un parasti satur rakstnieka parakstu zem noslēguma sveiciena. Šāda veida biznesa komunikācijas formāts ir vienkāršs; tomēr vēstulei, kas prasa vairāk nekā vienas personas parakstu, jābūt veidotam un formatētam nedaudz atšķirīgā veidā, lai izskaidrotu, kāpēc vēstulē ir vairāki paraksti un lai nodrošinātu vietu vairāk nekā vienam parakstam.
Tradicionālais bloka formāts
Biznesa korespondencei jābūt tradicionālā bloku formātā, kas nozīmē, ka datums ir divas rindas atstarpes zem vēstuļpapīra; adresāta vārds un pasta adrese ir divas rindas, kas atrodas zem datuma; temata rinda ir divas rindas, kas atrodas zem adresāta informācijas, un, visbeidzot, divas rindas atstarpes zem temata līnijas ir sveiciens. Pieņemami apsveikumi oficiālai korespondencei ir "Dārgie kundze Smith", "Dārgie kungi Jones", "kungi" vai vienkārši "Sveicieni". Pēdējais piemērs ir noderīgs, ja jūsu vēstule paredzēta vairākiem jaukta dzimuma adresātiem. Tradicionālais bloka formāts nozīmē, ka rindkopas nav iekļautas ar katru līniju, kas ir vienā līmenī ar kreiso malu.
Vairāku parakstu iemesls
Kamēr persona, kurai jūs adresējat savu korespondenci, jau var zināt, kāpēc ir vairāki parakstītāji, ir saprātīgi īsi atkārtot iemeslu vēstules tekstā. Gadījumos, kad vēstulē var būt nepieciešami vairāki paraksti, ir jāziņo par darbību, kurai nepieciešama vairāk nekā vienas personas atļauja, vai vairāku cilvēku kolektīvo viedokļu izteikšana, kas atbalsta vēstuli, ko jūsu vēstule nodod. Piemēram, jūs varat rakstīt: "ABC Company izpildvaras vadības komandas vārdā šajā vēstulē ir izklāstīta vienprātība, ko mēs panācām, apspriežot jūsu rakstisko pieprasījumu pieņemt darbā papildu cilvēkresursu darbiniekus." Vēstules pirmajā daļā norādiet sava paziņojuma iemeslu un iemeslu, kādēļ vēstulē ir vairāki paraksti. Turpmākie Jūsu vēstules punkti, protams, ir vienādi ar kreiso malu.
Noslēguma un paraksta bloku slēgšana
Noslēguma apsveikumam vajadzētu būt tādam, kas ir piemērots oficiālai biznesa vēstulei, piemēram, "Ļoti patiesi,", "Cieņā" vai "Ar cieņu". Noslēguma apsveikums sākas ar divām rindu atstarpēm zem pēdējā punkta.
Ja jums ir tikai divi parakstītāji, izlaidiet četras rindu atstarpes, kas ir pietiekami daudz vietas rakstiskam parakstam, un ierakstiet pirmā parakstītāja vārdu ar kreiso margu. Līnijā, kas atrodas zem parakstītāja vārda, ierakstiet to pozīciju vai nosaukumu. Izlaist vēl četrus rindu laukumus otrā parakstītāja vārdam un amatam vai nosaukumam. Pirmajam paraksta blokam ir jābūt tās personas vārdam un nosaukumam, kura ir augstāka organizācijā.
Ja jums ir trīs parakstītāji, izlaidiet četras rindas atstarpes un ierakstiet Signer 1 nosaukumu ar kreiso normu. Pārslēdziet un ievadiet 2. parakstītāja nosaukumu; atkal atveriet cilni un ierakstiet 3. parakstītāja nosaukumu. Izlaidiet vienu rindas laukumu un ierakstiet Signer 1 pozīciju vai virsrakstu, atveriet to un dariet to pašu attiecībā uz 2. parakstītāju un 3. parakstītāju, lai viņu nosaukumi būtu tieši zem viņu rakstāmmašīnu nosaukumiem.
Četriem parakstītājiem izlaidiet četras rindas atstarpes un ierakstiet Signer 1 nosaukumu ar kreiso malu. Cilne uz lapas vidus un ierakstiet 2. parakstītāja vārdu; pāriet uz nākamo rindu un ierakstiet 1. un 2. parakstītāja pozīciju vai nosaukumu tieši zem viņu vārdiem. Izlaidiet vēl četrus rindu laukumus un atkārtojiet 3. parakstītāja un 4. parakstītāja formātu.
Izplatiet savu melnrakstu
Tā kā jūs rakstāt vēstuli vairāk nekā vienas personas vārdā, tā ir laba prakse, lai izplatītu projektu pirms parakstu pieprasīšanas. Pastāstiet viņiem, ka esat laipni gaidīti viņu ievadā un nosūtīt projektu pa e-pastu vai apmeklējot katru personu atsevišķi. Kad visi piekrīt vēstules vēstules saturam un piegādei, sagatavojiet galīgo versiju un ļaujiet visiem zināt, ka jūs to personīgi izplatīsiet saviem parakstiem.
