Biznesa nedēļas rakstā 1975. gada jūnijā tika ieviesta ideja par elektronisku biroju. Tomēr biroji joprojām izmanto papīru un daudzos gadījumos lielu daudzumu papīra izstrādājumu. Un, pieaugot mājas uzņēmumiem un mājas birojiem, tiek izmantots arvien vairāk papīra. Biroja kancelejas atbildīgā vadība ne tikai nozīmē, ka jāzina, ko pirkt un kur glabāt kancelejas preces, bet arī to, kā samazināt tās lietošanu, kā izmantot vecās kancelejas preces un kā pārstrādāt kancelejas preces.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Kancelejas preces
-
Uzglabāšanas vieta
Veikt biroja preču aprakstu, izveidojot sarakstu ar katru tipu (faili, papīra spilventiņi, veidlapas, utt.) Un katras preces daudzumu. Paskaties izraudzītajā kancelejas krātuvē, ja tāds ir, un jautājiet cilvēkiem, kas ir viņu galdos.
Jautājiet cilvēkiem, kāda veida kancelejas preces viņi pašlaik izmanto, un cik daudz viņi novērtē, ka tie izmantos nākamo trīs mēnešu laikā. Sāciet galveno sarakstu. Arī uzziniet, kādi rakstāmpiederumi cilvēkiem vēlētos, lai tie vēl nav pieejami.
Salīdziniet galveno sarakstu ar to, ko cilvēkiem nākamo trīs mēnešu laikā būs nepieciešams uz to, kādi kancelejas izstrādājumi jau ir pieejami birojā.
Apsveriet atkārtoti lietotu kancelejas preces, kas tiek izmantotas tikai daļēji. Samaziniet papīru, kuram ir rakstīšana vai kopēšana tikai vienā pusē, un sasiet vai saspraudiet to, lai izveidotu notepads. Izplatiet vecās vizītkartes, lai cilvēki varētu veikt piezīmes vai sarakstus. Izmantojiet vecās aploksnes, lai turētu čekus vai failu mapes. Mudiniet cilvēkus attīstīt savus veidus, kā atkārtoti izmantot papīru.
Izvēlieties, kur iegādāties kancelejas preces, salīdzinot cenas. Pārbaudiet, vai piegādātāji piedāvā atlaides lielapjoma pirkumiem un vai tie piedāvā biežu pircēju karti papildu ietaupījumiem. Salīdziniet pasūtījuma iespiesto firmu veidlapu cenas. Vietējā printera cenas varētu būt salīdzināmas ar lielās kancelejas veikala cenām.
Nolieciet vietu biroja kancelejas glabāšanai. Tas var būt skapis vai tikai atvilktne kartotēkā. Pieņemiet lēmumu par to, kā biroja darbinieki piekļūs kancelejas precēm. Ja kancelejas piederumu izsniegšana tiks kontrolēta, piešķiriet vienu personu, lai saglabātu atslēgu un izstrādātu sistēmu, kurā cilvēkiem ir jāpierakstās neatkarīgi no tā, kādas kancelejas preces tās ņem. Sakārtojiet kancelejas preces telpā, turot līdzīgus priekšmetus kopā.
Izveidojiet grafiku, lai regulāri pārbaudītu kancelejas preču krājumus un pasūtītu preces. Abonējiet jūsu piegādātāju jaunumus, lai informētu par jebkādām akcijām vai pārdošanu.
Padomi
-
Izveidojiet atkritnes, kas paredzētas izmantojamām kancelejas precēm, un mudiniet cilvēkus tos izmantot. Sasmalciniet jebkuru papīru, kas satur konfidenciālu informāciju, un nogādājiet visu papīru vietējā pārstrādes centrā.
