Atzīmēm ir jāsniedz informācija īsā, mērķtiecīgā veidā. Šis bezjēdzīgais stils nozīmē, ka pat tad, ja esat svīšana, rakstot vienu, jums vajadzētu atrast vienkāršu, saprātīgu formātu, kas ir labvēlīgs atbrīvojums no citiem, darbietilpīgākiem rakstīšanas projektiem, kas jums varētu būt uz jūsu galda.
Uzrakstiet virsrakstu
Uzsāciet piezīmi, uzrakstot standarta virsrakstu, kas ietver “Uz:”, “No:”, “Datums:” un “Tēma” atsevišķās rindās. Dodiet domu par auditorijas līniju, saprotot, ka jūs, iespējams, nevēlaties izplatīt savu piezīmi visam uzņēmumam, bet tikai dažiem departamentiem. Atbilstošs virsraksts ļauj lasītājiem ātri skenēt un saprast svarīgu informāciju jau no paša sākuma - no atbilstības uz tēmu.
Norādiet savu mērķi
Uzrakstiet īsu atvērumu, kas pēc iespējas vienkāršākā veidā skaidri norāda jūsu rakstīšanas mērķi. Ievietojiet kādu personību, ja vēlaties, bet turiet arī šo papildinājumu. Piemēram, ja jūs veicat paziņojumu, jūs varat rakstīt: „Pēc īpaši ilgas un izsmeļošas meklēšanas es pozitīvi priecājos paziņot, ka ABC Company ir nolīgusi XYZ Writers Group, lai vadītu mūsu gaidāmos mārketinga pasākumus.”
Izstrādāt ar precizitāti
Pievērsiet piezīmes saturu - ne vairāk kā divus vai trīs punktus -, lai izstrādātu savu atklāšanas paziņojumu. Jautājumu sagaidīšana ir svarīgi; jūs nevēlaties, lai jūsu piezīme radītu vairāk jautājumu, nekā tas sniedz atbildes, bet piezīme nav arī visaptverošas, 360 grādu informācijas atklāšanas forums. Hierarhiski organizēt svarīgāko informāciju - ko darbinieki gribēs zināt un kas viņiem jāzina. Visbeidzot, paturiet prātā, ka piezīme reti kalpo kā “galīgais vārds” par tēmu; patiesībā tas dažreiz veic pilnu darbību. Tātad veltiet pēdējo rindkopu piezīmes tekstam uz “nākamajiem soļiem” vai “kas notiek tālāk.” Piemēram, šajā gadījumā jūs varētu vēlēties dalīties, kad jūs iepazīstināsit ar rakstnieku grupu saviem darbiniekiem.
Aizveriet stilu
Aizveriet piezīmi par patīkamu piezīmi, saprotot, ka jūs sūtāt netiešu vēstījumu saviem darbiniekiem. Jūs, piemēram, varētu teikt: „Es zinu, ka jūs cerat, kā es to daru, uzsākt šo aizraujošo sadaļu mūsu uzņēmuma vēsturē. Es jau iepriekš pateicos par nepārtraukto entuziasmu un centību."
Norādiet uz pielikumiem
Pievienojiet piezīmi pie savas piezīmes apakšējā daļā attiecīgos pielikumus, piemēram, dokumenti, kurus vēlaties lasīt darbiniekiem, vai jaunas procedūras, ko vēlaties, lai viņi sekotu. Vienkārši uzrakstiet vārdu „Pievienots:” un īsumā apkopojiet informāciju. Šajā piemērā jūs varētu vēlēties iekļaut rakstnieku grupas iepriekšējo mārketinga projektu apkopojumu, lai jūsu darbinieki varētu iepazīties ar grupas stilu un sasniegumiem. Esiet skaidri par to, kur darbinieki var atrast šo informāciju. Piemēram, vai jūs publicējat sava piezīmes papīra kopiju uz tāfeles vai sūtāt to pa pastu visā uzņēmumā, pārliecinieties, ka darbinieki saprot, kā piekļūt pielikumam.
Padomi
-
Izlasiet savu piezīmi skaļi, kad jūs to rūpīgi izlabojat un rediģējat, pirms to izplata.
