Ikviens, kas vada uzņēmumu, ir saskārusies ar izaicinājumu nodrošināt, ka darbinieki veic pareizos pasākumus, lai veiktu darbu. Tas jo īpaši attiecas uz uzņēmumiem, kas ražo produktus vai sniedz pakalpojumus, valsts aģentūrām, kurām ir jāievieš noteikumi un organizācijas, piemēram, slimnīcas, kurām uzticēta pacientu veselība. Kā šīs bažas rada pārliecību, ka darbinieki ievēro pareizos soļus? Viņi uzraksta kvalitātes procedūras, kas nosaka katra darbinieka lomu, uzlabojot vispārējo sniegumu.
Sāciet ar atšķirību starp iekšējo un ārējo kvalitāti. Iekšējā kvalitāte attiecas uz uzņēmuma mēģinājumiem uzlabot tās iekšējo darbību, piemēram, vadības un darbinieku darbības uzlabošanu. Ārējā kvalitāte attiecas uz uzņēmuma centieniem saglabāt augstu klientu apmierinātības līmeni.
Koncentrējieties uz rakstīšanas procedūrām, lai uzlabotu iekšējo kvalitāti. Uzsveriet, ka jāpiedalās ikvienam uzņēmumā - no atbalsta personāla līdz augstākā līmeņa vadītājiem. Tomēr atcerieties, ka, ja parādīsit patiesu interesi par darbinieku atbildēm uz jaunām procedūrām, jūs, visticamāk, iedvesmos darbinieku iesaistīšanos, kas palielina morāli.
Konsultējieties ar Starptautisko standartizācijas organizāciju (ISO), kas ir publicējusi kvalitātes standartu rokasgrāmatas, ko lieto ražotāji un pakalpojumu sniedzēji. Saskaņā ar Praxiom Research Group Limited, kas interpretē ISO standartus plašai sabiedrībai, ISO 9004 ierosina, ka uzņēmumi “izveido sociokulturālu vidi, kas atbalsta uzlabojumus”. koplietot korporatīvo informāciju ar darbiniekiem un ka uzraudzītāji var mudināt darbiniekus strādāt labāk, nosakot pareizo piemēru.
Izstrādāt sistēmu kvalitātes procesa uzlabošanai. Atkal, ISO 9004 iesaka uzņēmumiem uzzināt, kā novērtēt klientu apmierinātību un darbinieku profesionālo attīstību - galvenās kvalitātes vadības sistēmas galvenās sastāvdaļas.
Apsveriet GMP, kas ir pasaules līderis labas ražošanas prakses jomā, ieteikumus uzņēmumiem, kas vēlas rakstīt kvalitātes procedūras. GMP liek domāt, ka vadītāji saprot katru darbu, pirms to raksta. Tām jāuzskaita galvenie pasākumi, kas darbiniekiem jāievēro, veicot konkrētus darbus.
Rakstiet kvalitātes procedūras ikdienas valodā. Saskaņā ar GMP: „Varat palielināt procedūras lasāmību, izmantojot īsus, vienkāršus teikumus.”
Uzziniet, kā iepakot procedūras, lai darbinieki tos pievērstu. Piemēram, GMP iesaka jums veikt papildu pasākumus, lai izstrādātu uzkrītošās lapas, satura tabulas, rādītājus un pievilcīgus vizuālos attēlus.
Izmantojiet attēlus kvalitātes procedūru rokasgrāmatās vai instrukcijās. Ne tikai attēli var padarīt jūsu norādījumus vieglāk saprotamus, bet tos var izmantot, lai uzsvērtu svarīgus punktus vai citādi izraisītu darbinieku interesi.
