Grāmatvedības pasaulē ienākumu un izdevumu darījumi tiek reģistrēti, izmantojot konkrētu procesu, kas izveidots, lai izsekotu un klasificētu katru darījumu, lai vēlāk to varētu viegli atcerēties. Grāmatveži nepārtraukti reģistrē darījumus, un katram mēnesim ir jāspēj kārtot un klasificēt šos datus tādā formātā, kas veido finanšu pārskatu kopumu, ieskaitot uzņēmuma peļņas vai zaudējumu aprēķinu un bilanci. Katrs konkrētā finanšu darījuma gabals tiek ierakstīts kontos, kuros izmanto identifikatorus, ko sauc par galvenajiem virsgrāmatas kodiem.
Padomi
-
Uzņēmumi bieži izmanto vispārējās virsgrāmatas (GL) kodus, lai klasificētu datus dažādos veidos. Šie kodi ļauj uzņēmumam kārtot darījumu datus, lai tā varētu sagatavot vairākus atšķirīgus grāmatvedības pārskatus un nodrošina iespēju analizēt uzņēmuma grāmatvedības darījumus dažādos lietderīgos veidos.
Kas ir GL kods?
Uzņēmumi bieži izmanto vispārējās virsgrāmatas (GL) kodus, lai klasificētu datus dažādos veidos. Šie kodi var būt no vienkāršas trīsciparu virknes līdz kodam ar vairākām daļām, katrs apzīmējot klasifikatoru, piemēram, filiāles numuru, uzņēmējdarbības vienību, nodaļu vai citu kategoriju.
Šie kodi ļauj uzņēmumam kārtot darījumu datus, lai tā varētu sagatavot vairākus atšķirīgus grāmatvedības pārskatus un nodrošina iespēju analizēt uzņēmuma grāmatvedības darījumus dažādos lietderīgos veidos.
Šie GL koda konti tiek izveidoti noteiktā secībā, ko nosaka divkāršas ieraksta grāmatvedības princips. GL kodi tiek kārtoti no tādiem aktīviem kā skaidra nauda, debitoru parādi, inventārs un aprīkojums, saistības un akcionāru pašu kapitāls. Šajā sadaļā esošo kontu skaits varētu būt mazāks par pieciem vai pat 100 vai vairāk, atkarībā no uzņēmuma sarežģītības.
GL kontu sarakstā ir iekļauti arī konti, kas veido peļņas vai zaudējumu aprēķinu, no ieņēmumu un citu ieņēmumu kontiem līdz darbības izdevumiem un nefinanšu izdevumiem, piemēram, procentu izdevumiem.
Ģenerālgrāmata
Uzņēmuma galvenais grāmatvedis ir visu finanšu darījumu galvenais ieraksts. GL var ietvert apakšgrupas, piemēram, lai veiktu uzskaiti pēc uzņēmējdarbības vienības, ko visi apvieno virsgrāmatā. Pēc tam visa šī informācija kļūst par uzņēmuma finanšu pārskatu pamatu.
GL saglabā informāciju par katru grāmatvedības darījumu. Šī informācija ir noderīga, kad pēc dažiem gadiem grāmatvedim ir jāatceras, kāpēc uzņēmums vienu mēnesi iztērēja neparasti lielu naudas summu biroja preču piegādē, vai uzņēmums divreiz kļūdaini apmaksā rēķinu, un tam ir jāiekļauj maksājuma rekvizīti atrisināt problēmu. Grāmatveži bieži vien piezīmēs datorsistēmā dara žurnāla ierakstu darījumus GL nākotnē.
Kas ir ieraksti galvenajā grāmatā?
Ģenerālgrāmatas ieraksti ir ierakstīti darījumi, ko uzņēmums veic, iesaistot naudu. Šie darījumi parasti tiek veikti grāmatvedības žurnālā, un šī informācija tiek apkopota un ievietota galvenajā grāmatā.
Piemēram, ja uzņēmums pērk biroja preces, tas ieraksta izejošo naudu, veicot kredīta žurnāla ierakstu savā bilances naudas kontā, debeta žurnāla ierakstā, lai palielinātu biroja preču konta kontu un debeta žurnāla ierakstu savā biroja izdevumu kontā, kas parādīsies peļņas vai zaudējumu aprēķinā.
Pabeidzot šos žurnāla ierakstus, grāmatvedis tos ievieto virsgrāmatā, lai pabeigtu ieraksta procesu. Daudzas datorizētas grāmatvedības sistēmas nodrošina, ka žurnālu ierakstīšanas process ir pārredzams, tāpēc šķiet, ka visi darījumi tiek veikti tieši virsgrāmatā.
Kontu diagramma
GL konti atbilst noteiktai kārtībai un struktūrai, ko sauc par kontu karti, kas ļauj pārbaudīt noteiktu veidu kļūdas un sagatavot konsekventus un sakārtotus finanšu pārskatus. Uzņēmumi parasti izmanto divkāršu ierakstu grāmatvedību, ierakstot tos galvenajā grāmatā, un tiem ir jāizmanto ieskaita debeti un kredīti, lai ierakstītu katru ierakstu.
GL kontu kodu vai kontu diagrammas galvenajā sarakstā ir uzskaitīti visi bilances konti, pēc tam visi peļņas vai zaudējumu aprēķina konti. Grāmatveži var palaist ziņojumu, ko sauc par izmēģinājuma bilanci, kas parāda katru GL kontu un tā atbilstošo bilanci. Tā kā katram darījumam jābūt vismaz vienam debeta un kredīta ierakstam, kas tieši kompensē viens otru, izmēģinājuma bilances pārskatā jāparāda, ka visu kontu summa ir vienāda ar nulli. Ja tas nenotiek, debets vai kredīts varētu būt pazudis vai kļūdaini reģistrēts.
