Uzņēmumi, valsts aģentūras un citas organizācijas DLN piešķir nozīmīgiem dokumentiem kā unikālu identifikācijas numuru. Lai gan DLN var izmantot jebkurā organizācijā, tās ir īpaši izplatītas tādās finanšu organizācijās kā bankas un nodokļu aģentūras. Iekšējo ieņēmumu dienests paļaujas uz DLN, lai sekotu nodokļu deklarācijām un daudziem tā ierakstiem, tostarp lēmumiem par atbrīvojumu no nodokļiem.
Dokumentu vietņu numuri
Dokumenta atrašanās vietas numurs ir daudzciparu skaitlis, kas piešķirts konkrētam dokumentam, lai dokumentu varētu viegli izsekot atpakaļ uz sākotnējo avota failu. Katra organizācija izveido savu protokolu DLN, bet parasti tie ir precīzi formatēti. Piemēram, pirmie divi cipari var norādīt uz dokumenta avotu, nākamie divi cipari - dokumenta veids un citi cipari - var norādīt dokumenta izveidošanas datumu, kategorijas kodus un citas svarīgas funkcijas.
DLN un nodokļu atbrīvojumi
IRS izmanto DLN, lai izsekotu tās noteikšanas vēstules un citus dokumentus, kas attiecas uz atbrīvojumu no nodokļiem. Tipisks nodokļu dokuments satur vairākus detalizētus identifikatorus, piemēram, darba devēja identifikācijas numuru uzņēmumam vai sociālās apdrošināšanas numuru indivīdam, kā arī vārdu un adresi un IRS lietu pārvaldnieku. Tajā ir arī 14 ciparu dokumenta atrašanās vietas numurs.
Formāts
DLN, ko IRS izmanto nodokļu deklarācijām un nodokļu atbrīvojuma dokumentiem, satur 14 ciparus, kas sadalīti septiņos laukos. Katram laukam ir īpaša nozīme, kas ir noderīga IRS administratīvajā sistēmā. Piemēram, pirmais lauks ir divi cipari un pārstāv IRS apstrādes centru, kas apstrādā atbrīvojuma pieprasījumu. Citi lauki ietver nodokļu klasifikācijas kodus, datuma kodu un bloku un sērijas numuru, lai identificētu informāciju par to, kā dokuments tika apstrādāts un nosūtīts.
Piemēri
Bezpeļņas organizācijas dažreiz publicē IRS noteikšanas vēstules, kurās sīki izklāstīts grupas atbrīvojums no nodokļa. Vēstulē ir DLN. IRS publisko procedūras rokasgrāmatas DLN izmantošanai dokumentu pārvaldībā. Piemēram, rokasgrāmatā par atbrīvotajām organizācijām automatizētās apstrādes procedūras lietotāji uzdod vaicāt sistēmu, izmantojot DLN, darba devēja identifikācijas numuru vai vairākus citus identifikatorus.
