Ja jūs plānojat strādāt kā sekretārs vai administratīvais palīgs, jums ir jāpārliecinās, ka jums ir vajadzīgās prasmes. Sekretāra un administratīvā asistenta loma pēdējos gados ir strauji mainījusies, kā arī attīstījušās prasmes, kas tām vajadzīgas. Izpratne par to, kādas prasmes un spējas ir vissvarīgākās, var padarīt jūsu darba meklēšanu vieglāku un veiksmīgāku.
Datorprasmes
Lielākā daļa sekretariāta darbu tagad tiek veikti datoros, tāpēc sekretāriem jābūt spēcīgām datorprasmēm. Šīs prasmes ietver spēju izmantot lielākās biroja programmatūras pakotnes, piemēram, Microsoft Office. Iespējamie sekretāri būtu iepazinušies ar vairākām dažādām Microsoft Office versijām, jo ne visi uzņēmumi izmanto jaunāko versiju.
Labas komunikācijas prasmes
Sekretāriem ir nepieciešama gan rakstiska, gan mutiska komunikācijas prasme. Sekretāri bieži tiek aicināti sazināties savu priekšnieku vārdā, un viņiem ir jāspēj prezentēt sevi un savus darba devējus vislabākajā iespējamā gaismā. Sekretāriem bieži tiek lūgts sastādīt vēstules ar minimāliem norādījumiem no viņu priekšniekiem. Tas nozīmē, ka viņiem ir jābūt lieliski pārvaldītai angļu valodai, kā arī jāapzinās biznesa etiķete un pienācīgi biznesa komunikācijas formāti. Lieliskas komunikācijas nepieciešamība aptver visas jomas, sākot no salīdzinoši neformāliem sakariem, piemēram, e-pasta un tūlītējās ziņojumapmaiņas, līdz biznesa priekšlikumiem un formālām vēstulēm.
Rakstīšanas un administratīvās prasmes
Sekretāriem ir nepieciešamas ļoti spēcīgas rakstīšanas prasmes, jo liela daļa no viņu dienas tiek iztērēti rakstot vēstules, piezīmes, e-pasta vēstules un citus rakstiskus sakarus. Daudzi darba devēji pieprasa, lai sekretariāta pieteikuma iesniedzēji veiktu drukāšanas testu, tāpēc pirms intervijas sagatavojiet un trenējiet savas mašīnrakstīšanas prasmes. Daudzi sekretāri veic arī administratīvās funkcijas, piemēram, pamata grāmatvedību un algas. Sekretariāta profesijās svarīgas ir spēcīgas matemātikas prasmes, tāpēc šo prasmju pilnveidošana ir ļoti svarīga.
Cilvēku prasmes
Spēcīgas starppersonu prasmes ir būtiskas jebkuram sekretāram vai administratīvajam asistentam. Šīs personas regulāri strādā ar vairākām dažādām struktūrvienībām, un tām ir jāspēj kopā ar visiem organizācijas darbiniekiem, lai viņi varētu efektīvi strādāt. Sekretāri strādā arī ar tiem, kas atrodas ārpus organizācijas, bieži vien pildot savus priekšniekus. Šim darbam ir būtiska draudzīga attieksme un spēja kopā ar citiem.
