Izstrādājot visaptverošu failu pārvaldības sistēmu jūsu restorānam, jūs varat pārvaldīt darbiniekus un biznesu. Divkāršas kartotēkas ir efektīvas, īpaši, ja faili tiek glabāti tiešsaistē. Failus var glabāt viegli atrastā vietā, piemēram, biroja datņu skapī, un ir iespējams aizsargāt jutīgus personāla un finanšu failus. Fiziskā papīra failu sistēma jāizvēlas, pamatojoties uz iesniegtās informācijas apjomu, savukārt tiešsaistes reģistrācijas sistēmā ir vairāk iespēju.
Atlasiet reģistrācijas sistēmu
Tiešsaistē saglabātos failus var iedalīt konfidenciālās un atvērtās kategorijās. Parole aizsargā konfidenciālu informāciju, piemēram, finanšu vai darbinieku failus. Failus, kuriem darbiniekiem regulāri jāsaņem piekļuve, var glabāt koplietojamā mapē īpašās pozīcijās, piemēram, pārdevēji, piegādātāji un uzturēšana. Skapī glabātos failus var alfabētiski iedalīt pēc temata vai liela apjoma failiem pēc temata ar apakškategoriju katrai kategorijai. Piemēram, pārdevēja failā var būt atsevišķi alfabēta faili, kas identificē pārdevēja nosaukumus vai to uzņēmumus.
Finanšu dati
Izstrādājot reģistrācijas sistēmu, kas ļauj viegli piekļūt finanšu pārskatiem, ir būtiska nozīme ikdienas darbībā, kā arī ikmēneša, ceturkšņa un gada grāmatvedības ziņojumos, kā arī gada beigās un nodokļu sagatavošanā. Finanšu informācija ir jāglabā drošā vietā, piemēram, bloķēšanas kastē vai ar paroli aizsargātā datnē. Dokumentos ietilpst debitoru un debitoru parādi, algas, aizdevumi un kredītlīnijas, iekšējās un ārējās revīzijas un nodokļu uzskaite un ikdienas ieņēmumi. Klasificējiet failus termiņos, lai tie, uz kuriem jūs regulāri atsaucaties, piemēram, ikdienas pārdošanas ieraksti, ir viegli sasniedzami, un tie, kurus regulāri pārskatāt, piemēram, ceturkšņa pārskati, atrodas kabineta aizmugurē.
Nodarbinātība
Organizēt tukšus un pabeigtus nodarbinātības pieteikumus, orientācijas un mācību materiālus, darba grafikus un rakstiskus pārskatus par darbinieku ziņojumiem, sūdzībām vai rājieniem. Pēdējais ir noderīgs, ja darbinieks sūdzas par izbeigšanu, diskrimināciju vai uzmākšanos. Ja darbinieka failos ir veselības ieraksti un sociālās apdrošināšanas numuri, kategorizējiet failus skaitliskā secībā un saglabājiet cipara taustiņu citā vietā.
Pārdevēji
Sadaliet piegādātāju failus pārtikas, dzērienu, alus, dzērienu un restorānu piegādes kategorijās. Iekļaujiet atsevišķus failus pašreizējiem pārdevējiem un potenciālajiem pārdevējiem. Failos jāiekļauj līgumu kopijas, pasūtījuma veidlapas, kvīti, cenu struktūras, piegādes grafiki, kontaktpersonu vārdi un tālruņu numuri. Jūs viegli varat glabāt piegādātāja failus tuvu piegādes durvīm vai vadītāja birojā.
Apdrošināšana
Apdrošināšanas dokumentos jāiekļauj politikas kopijas un katras politikas pārstāvja apdrošināšanas pārstāvja vārds un kontaktinformācija. Iekļaujiet atjaunošanas diagrammu, lai norādītu, kad ir jāpārskata politika. Neatliekamās situācijas gadījumā uzglabājiet apdrošināšanas failu kopiju ārpus vietnes.
Celtniecība un uzturēšana
Neatkarīgi no tā, vai restorāns ir īpašumā vai izīrēts, uzturiet datni uzturēšanas un remonta dokumentiem. Iekļaujiet tīrīšanas, atkritumu savākšanas, pārstrādes, vispārējās apkopes, santehnikas un elektrisko remonta pakalpojumu sniedzēju sarakstu. Saglabājiet informāciju par videospēļu, juke kastu vai tirdzniecības automātu apkopi. Tāpat kā pārdevēja failiem, uzturēšanas un ārkārtas kontaktu numuriem ir jābūt vietā, kur jebkurš darbinieks var ātri piekļūt tiem, piemēram, saimnieces stends, kases galds, aiz bāra vai virtuvē.
Veselība un drošība
Saglabāt dokumentu, kas veltīts veselības un drošības dokumentācijai. Tas ietver restorāna veselības departamenta ziņojumu un citātu kopiju, rakstiskus noteikumus par darbinieku veselības aizsardzības pasākumiem, piemēram, roku mazgāšanu, cimdu un matu tīkliņu izmantošanu un detalizētu aprīkojuma sanitācijas norādījumus. Ietver arī dokumentāciju par procedūrām, kas saistītas ar pārtikas apstrādi, sagatavošanu un uzglabāšanu. Izveidojiet atbilstošu noteikumu un noteikumu kopijas un ievietojiet tos piemērotās vietās, kur darbinieki to noteikti redzēs.
Traumas un starpgadījums
Izveidojiet failu, lai iekļautu ziņojumus par darbinieku un ar klientu saistītām traumām. Dokumentējiet lieciniekus katrā pasākumā un sniedziet pēc iespējas vairāk papildinformācijas, tostarp par kaitējuma cēloni, darbībām, kas veiktas pēc kaitējuma, un rezultātu. Iekļaut policijas ziņojumu kopijas, ja iestādes jebkādu iemeslu dēļ tiek aicinātas uz restorānu.
