Jaunu uzņēmumu īpašniekiem datora failu pārvaldība ir uzdevums, kas bieži tiek atlikts vai pat ignorēts. Tomēr lielākā daļa uzņēmumu strādā ar, saglabā, izgūst un uzglabā daudzus datus datņu formātā. Ja tas ir jūsu uzņēmuma gadījumā, jums būs nepieciešams darboties spējīga failu struktūra, pieeja failu nosaukšanai, kas ir viegli saprotama un vairāk. Spēcīga izveide, uzglabāšana, organizācija un rezerves process palīdzēs jums mērogot jūsu biznesu, kad tā aug.
Padomi
-
Datoru failu pārvaldība ir spēcīgs jūsu uzņēmuma informācijas veidošanas, uzglabāšanas, organizēšanas un rezerves process, kas palīdzēs jums mērogot jūsu biznesu, kad tas aug.
Kāpēc failu pārvaldība ir svarīga jūsu uzņēmumam
Ja jūs uzsākat jaunu uzņēmējdarbību, ir vilinoši aizmirst failu pārvaldību. Iespējams, ka jums nav daudz datoru datņu, un, bez šaubām, ir daudz citu neatliekamu jautājumu, kas prasa jūsu uzmanību.
Tomēr, ņemot vērā laiku, kas nepieciešams, lai izveidotu viedo failu pārvaldības sistēmu no sākuma, maksā dividendes turpmākajiem gadiem. Ar jūsu uzņēmumu palielināsies mērogojama, organizēta failu failu sistēma, saglabājot jūsu datnes drošas un sakārtotas, pat ja šo failu skaits palielinās eksponenciāli.
Alternatīvi, failu pārvaldības atlikšana rada netīšu, neizpildāmu sistēmu, kas maksā laiku un efektivitāti. Pareizas sistēmas pieņemšana šajā brīdī būs ārkārtīgi dārga un parasti ietver augstas kvalitātes konsultantus un papildu aprīkojumu.
Failu pārvaldības sistēma, kas ir viegli saprotama, vienkārša, lai strādātu ar vienkāršu un vienkārši paplašināmu, ir vērtīgs biznesa aktīvs.
Failu struktūras izveide
Tas, kā jūsu uzņēmums izvēlas organizēt datnes, ietekmēs ikdienas funkcijas, projektu vadību un klientu attiecības turpmākajos gados. Ja nevarat ātri atrast un saņemt pareizo dokumentu, jūsu uzņēmums var zaudēt klientus vai reputāciju.
Labākais veids, kā organizēt failus, dažādos uzņēmumos atšķirsies. Vispirms domājiet par to, kā jūsu uzņēmums izveidos un strādās ar dokumentiem, pirms izvēlaties organizatorisku vai hierarhisku pieeju.
Iekšējā failu struktūra var būt plaša un sekla vai šaura un dziļa. Pirmā pieeja rada daudzas augstākā līmeņa mapes un mazāk apakšmapes. Tas var izraisīt daudzu dokumentu glabāšanu vairākās mapēs. Otrā pieeja ietver vairākas mapes mātes mapēs. Var izveidot arī hibrīda struktūras, lai panāktu līdzsvaru starp šiem diviem hierarhijas veidiem. Individuālajai izvēlei un nepieciešamībai pēc uzņēmējdarbības vajadzētu noteikt konkrēto pieeju.
Palielinoties failu pārvaldības pakalpojumiem, kas palīdz atrast failus vieglāk ar meklēšanu, daži cilvēki un uzņēmumi vispār ir pametuši failu mapes un izgāž visus savus dokumentus vienā galvenajā mapē. Tas nav ieteicams. Jebkurš uzņēmums gada laikā izveidos vairāk dokumentu, nekā to var viegli pārvaldīt ar šādu vienotu struktūru. Ir svarīgi izveidot sava veida failu organizatorisko struktūru, kas palīdz kategorizēt failus, kas savukārt padara tos vieglāk atrodamus.
Neatkarīgi no tā, kādu sistēmu vēlaties ieviest, jābūt viegli lietojamam, drošam un drošam. Padomājiet par to, kas veidos un strādās ar šiem failiem, un pēc tam apsveriet, kā viņu darba vajadzības var labāk izpildīt ar failu struktūru.
Vēl viens svarīgs izmantošanas ērtuma aspekts ir pieejamība. Ja jūsu primārajiem dokumenta darbiniekiem ir nepieciešams piekļūt dokumentiem mobilajās ierīcēs, ir svarīgi padomāt par to, kā šie dokumenti tiks iekļauti sarakstā, piekļūt tiem un strādās ar tām, kad izveidojat failu pārvaldības politiku. Turklāt vēlaties izmantot failu pārvaldības pieeju, kas saglabā failus sinhronizētos visās ierīcēs.
Visbeidzot, iekļaujiet failu dublējuma plānus failu pārvaldības sistēmā. Ideālā gadījumā jums būtu jāizveido vairāki failu kopijas. Šie dublējumi jāglabā dažādos datoros, no kuriem vismaz viens neatrodas jūsu darba vietas telpās. Noteikti norādiet, kurš dublē failus, cik bieži un ar kādām tehnoloģijām jūsu datora failu pārvaldības sistēmā.
Jums nepieciešamo datoru failu atrašana
Nosaukumu konvencijām un failu struktūrai vajadzētu palīdzēt atrast un izgūt pareizo dokumentu ātri, kad tas ir nepieciešams. Failu nosaukumi, kuros ir nejauša burtciparu virkne vai pat tādas konvencijas kā “DATE + KLIENTA NOSAUKUMS”, var būt mulsinoši un traucēt ielādi.
Failu nosaukumiem vajadzētu būt saprotamiem visiem lietotājiem un viegli identificēt katra faila veidu, mērķi un pamata saturu.
Papildus konsekventai datņu nosaukšanas konvencijai apsveriet iespēju pievienot failu pārvaldības sistēmu. Šis ir datora lietojumprogrammas veids, kas palīdz saglabāt un organizēt failus. Tā var piedāvāt funkcijas, kas ļauj izsekot īpašniekam un turpmākiem lietotājiem, izveides datumu un pēdējo modifikāciju un citus datus, kas var palīdzēt jums strādāt ar failiem un uzturēt tos.
Failu pārvaldības pakalpojumi, piemēram, Dropbox un Google disks, var jums palīdzēt, nodrošinot ērtāku izkārtojumu un saskarni. Tā vietā, lai atcerētos sarežģītas failu struktūras vai nosaukuma konvencijas, varat vienkārši meklēt to, kas jums nepieciešams.
Uzņēmuma politikas ievietošana rakstīšanā
Kad būs pieņemts lēmums par struktūras un nosaukuma konvencijām, izveidojiet dokumenta projektu jūsu uzņēmumam, kurā izklāstītas visas specifikācijas darbam ar atlasītajiem datora failiem. Pat ja jūs esat jūsu vienīgais darbinieks, tas ne vienmēr var būt. Formāls dokuments, kurā izklāstītas datņu pārvaldības politikas, palīdzēs, ja nākotnē paplašināsiet un pieņemat darbā darbiniekus. Tas arī palīdzēs jūsu uzņēmumam uzturēt konsekventu failu pārvaldības pieeju un nodrošinās jūsu vērtīgo failu drošību.
