Datu ievadīšana, iespējams, ir viens no svarīgākajiem uzņēmuma panākumu aspektiem. Ja dati tiek pievienoti pareizi, izplatītā informācija var palīdzēt vadītājiem plānot, noteikt mērķus un palīdzēt novērst trūkumus. Kad informācija tiek ievadīta datorā ar kļūdām, secinājumi ir vāji un neprecīzi, jo labāk vai sliktāk. Tāpēc ļoti svarīga ir datu ievades operatoru ievadītā informācija un precizitāte.
Sākotnējā ievade
Datu ievades operatori sākotnēji ievada datus sistēmās, kas pārstāv vai nu uzņēmējdarbības mērķus, vai informāciju. Dažreiz šie dati paliek aktuāli, bet bieži vien tas laika gaitā samazinās. Šā iemesla dēļ datu ievades speciālistiem ir jāievada jauna informācija, pamatojoties uz apgrozības principu. Ja sākotnējā informācija ir nepareiza, uzņēmums riskē ar divkāršiem ierakstiem, kas rada vairāk darba nekā nepieciešams. Ja tas notiek, administratoriem var nākties manuāli mazgāt un iztīrīt novecojušu un neprecīzu informāciju. Ja sākotnējā informācija ir precīza, datu ievades operatoram ir nepieciešams tikai ievietot jaunus datus, lai izveidotu atjauninājumu.
Datu ievades apstiprināšana
Daži uzņēmumi izmanto datu ievades validācijas programmas, kas samazina nepareizu datu ievadīšanas iespējas sistēmā. Sākotnēji tas aizņem vairāk laika nekā sistēmas, kas nav divkāršas vai trīskāršas pārbaudes. Tomēr ilgtermiņā apstiprināšanas programmas var ietaupīt biznesa vērtīgo laiku un naudu, samazinot nepieciešamību atgriezties pie veciem ierakstiem un labot pagātnes kļūdas. Apstiprināšanas programmā datu ievades operatoram ir jāpārbauda ievadītā informācija vairāk nekā vienu reizi, pirms tā tiek akceptēta. Dažas programmas pieļauj tikai skaitliskus ierakstus atsevišķos veidlapas laukos un otrādi.
Programmatūras programmas
Ne visas datu ievades precizitātes problēmas ir cilvēka radītas. Lētām un neefektīvām datu validācijas programmām var būt kļūdas, programmēšanas nepilnības un citas problēmas. Lielākām organizācijām ir vajadzīgas precīzākas un precīzākas datu uzglabāšanas programmas, savukārt mazajiem uzņēmumiem var nebūt vajadzīgas tik stingras prasības. Izšķirošais faktors ir tas, kā lēta vai dārga datu kontroles pakete ietekmē uzņēmuma apakšējo līniju. Vai programma izlaiž dažas rakstzīmes vai nepareizi interpretē komatu, var būt atšķirība starp dažiem pennies un tūkstošiem dolāru zaudēto.
Vērtības palielināšana
Ja uzņēmuma datu bāzē paliek nepareizi dati, tas var negatīvi ietekmēt tā pilno vērtību. Novecojusi informācija, piemēram, novecojuši iepriekšēji nomas paziņojumi, vai veci novērtējumi, kas nav atjaunināti, var padarīt uzņēmumu mazāk rentablu, nekā tas faktiski ir. Tas var negatīvi ietekmēt uzņēmuma īpašnieka spēju saņemt finansējumu nākotnē, iegūt vairāk uzņēmumu vai pārdot vēlāk. Lai saglabātu un palielinātu uzņēmuma vērtību, obligāti jāuztur precīzi ieraksti un jāatjaunina tie katru dienu.
