Uzņēmums katru gadu var nodarboties ar simtiem vai tūkstošiem failu. Organizācija novērš to, ka vajātais, uzsvēra sajūta, ko jūs saņemat, meklējot kaut ko svarīgu. Pareizā reģistrācijas sistēma var palīdzēt jūsu uzņēmumam darboties vienmērīgāk un efektīvāk.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Faili
-
Piekārtie faili
-
Marķējuma cilnes
Analizējiet savus failus. Vai vislabāk ir tos šķirot pēc klienta vārda, pēc projekta vai hronoloģiski? Izvēlieties parametrus, kurus izmantosiet, meklējot failu.
Atzīmējiet savus failus skaidri. Atdaliet mazākos failus kategorijās, kas atrodas piekārtajā mapē. Piemēram, "2008. gada jūlijā" var būt sava iezīmēta mape ar piekāršanu, un jūs varat ievietot visus no šī mēneša noslēgtos līgumus vai mapes piekārtajā mapē.
Atdaliet failus dažādos skapjos. Ir viens kabinets administratīviem failiem, piemēram, izejmateriālu pasūtīšana, informācija par algām un atsākšana; cits kabinets klientu failiem ar pabeigtiem līgumiem un informāciju par maksājumu un projektu; un jebkura cita veida jūsu uzņēmuma vajadzībām. Labi marķējiet skapjus.
Pirms iepazīstināt savus kolēģus, pārbaudiet savu reģistrēšanas sistēmu. Pārliecinieties, ka jūs varat atrast visu, kas ir viegli, un to, kā esat organizējis lietas, ir jēga. Ja viss ir sakārtots hronoloģiski, bet tests parāda alfabēta secību, izmainiet sistēmu.
Zvaniet uz īsu sanāksmi un izskaidrojiet reģistrēšanas sistēmu. Pārliecinieties, ka visi saprot, kā sistēma darbojas, un cik svarīgi ir sekot sistēmai.
Izlemiet, kurš darīs pieteikumu. Jūs varat deleģēt iesniegumu vienai personai vai ļaut katram darbiniekam iesniegt savu pieteikumu. Darbiniekiem savā birojā var būt arhivēšanas skapis, bet jums joprojām ir nepieciešama centrālā reģistrēšanas sistēma, ideāli - viena atbildīgā persona.
Ievietojiet svarīgus dokumentus katru dienu. Ikdienas iesniegšana palīdz jums palikt organizēti un turpina pieteikties, lai kļūtu par lielāku uzdevumu, nekā tas ir nepieciešams. Izmantojiet kartotēkas katrā birojā un pārliecinieties, ka katras darba dienas beigās paplātes ir iztukšotas.
Novērtējiet reģistrācijas sistēmu reizi sešos līdz divpadsmit mēnešos. Notīriet novecojušos materiālus no sistēmas.
