Dokumentu arhivēšana ir tādu dokumentu glabāšana, kas vairs netiek aktīvi izmantoti, bet organizācijām ir jāglabā šī dokumentācija kā vēsturiska ieraksta veids. Parasti organizācijas un uzņēmumi arhivē dokumentus, bet personas var arī arhivēt dokumentāciju dažādu iemeslu dēļ. Ar dokumentu arhivēšanu saistīti vairāki apsvērumi un metodes. Dažos gadījumos organizācijai būs labi definēta politika dokumentu pārvaldībai, kurā organizācija izklāsta arhivēšanas procedūru. Organizācijas var relatīvi viegli arhivēt dažādus mediju veidus, tostarp elektroniskos.
Mērķis
Organizācijas arhivē dokumentus dažādu iemeslu dēļ, vairumā gadījumu attiecas uz organizācijas vispārējo mērķi vai lomu. Bieži vien organizācijas arhivē dokumentāciju, jo tai ir kultūras vai vēsturiska nozīme. Alternatīvi, uzņēmumam var būt juridisks vai finansiāls iemesls, lai saglabātu ticamu iepriekšējo dokumentāciju, par kuru arhivēšana ir visefektīvākā pārvaldības metode.
Apsvērumi
Jebkurai organizācijai, kurai nepieciešama dokumentu arhivēšana, ir rūpīgi jāapsver tās procedūras. Protams, galvenais apsvērums ir izlemt, kādas dokumentācijas ir nepieciešams arhivēt gan attiecībā uz iepriekšējām, gan notiekošajām darbībām. Par notiekošo dokumentāciju, organizācija, organizācija var nonākt pie sava veida arhivēšanas grafika. Arhivēšanas metodes arī atšķiras, un skaitļošanas tehnoloģijas attīstība ir radījusi daudz jaunu instrumentu, kas daudzos gadījumos piedāvā efektīvus, rentablus risinājumus.
Rīki
Kopš 2011. gada programmatūras dokumentu arhivēšanas rīki ir palielinājušies, sniedzot organizācijām lielākas iespējas arhivēt par zemākiem izdevumiem. Organizācijas var izmantot programmatūras arhivēšanu kā instrumentu ne tikai dokumentiem, ko tie glabā elektroniskā formā, bet arī papīra dokumentācijai un citiem plašsaziņas līdzekļiem. Organizācijas var skenēt vai pārvērst ne digitālus priekšmetus glabāšanai elektroniskā formā, samazinot fiziskās telpas apjomu, kas nepieciešams efektīvai uzskaitei.
Riski
Riski ir raksturīgi jebkurai dokumentu arhivēšanas sistēmai, un organizācijām tas jāapsver, veidojot organizācijas arhivēšanas politiku. Dokumentu glabāšanas elektroniskā veidā ieguvums ir spēkā tikai tad, ja arhīvi ir droši. Tādēļ organizācijām ir jāizmanto atbilstošas garantijas, lai aizsargātu arhīva stabilitāti un drošību, kas arhivē instrumentus un pakalpojumus dažādos veidos.
Ieguvumi
Ar tehnoloģisko risinājumu izveidi ir palielinājušās efektīvas dokumentu arhivēšanas sistēmas priekšrocības. Elektroniskie ieraksti aizņem mazāk fiziskās telpas, un dažos gadījumos tie pat nevar dzīvot uzņēmuma vai organizācijas galvenajās telpās. Piemēram, dažas organizācijas var izmantot ārēju dokumentu pārvaldības pakalpojumu. Vēl viena priekšrocība, lietojot elektroniskos ierakstus, ir tā, ka organizācijas var viegli un ātri padarīt arhivētu saturu pieejamu, ja tas ir nepieciešams, bieži vien meklēšanas formātā.
