Daudzi uzņēmumi, kas nav grāmatvedības uzskaites skaidrā naudā, grāmatās saņem debitoru parādus. Tās ir summas, ko klienti ir parādā uzņēmumam un parasti atzīst par ieņēmumiem peļņas vai zaudējumu aprēķinā. Šis process var būt sarežģīts, un bieži tiek saņemti naudas līdzekļi, kurus nevar viegli piemērot klienta kontam. Procedūras šajā jomā nosaka metodes, kā padarīt šo darbu vienkāršāku un mazāk laika.
1. procedūra: Noguldījumu fondi
Noguldiet visas saņemto čeku un naudas līdzekļu summas, pat ja tās nav iespējams identificēt ar klientiem debitoru parādu sistēmā. Ātri apstrādāt arī kredītkaršu maksājumus. Jūs varat izdarīt piezīmi depozīta lapā par neidentificētu pārbaudi, lai dokumentētu situāciju. Depozīta lapiņu kopijas parasti ir pieejamas tiešsaistē, bet ne depozīta vienības. Izveidojiet to vienumu kopijas, kuras nevar uzreiz identificēt, un iesniegt tās pēc saņemšanas datuma.
2. procedūra: pētniecība
Paņemiet failu ar vecākajiem vienumiem un strādājiet pie tiem. Mēģiniet atrast līdzīgus nosaukumus sistēmā; klienta vārds varēja būt kļūdains. Jūs varat meklēt visus atvērtos rēķinus, kas atbilst maksājuma summai vai citai konkrētai informācijai par maksājumu. Dažām grāmatvedības nodaļām ir faili par neidentificētiem vienumiem, kas ir atrisināti, lai, ja saņemat citu pārbaudi no viena klienta, jums nav jātērē laiks ar identifikācijas problēmām.
3. procedūra: Sazinieties ar tirdzniecības nodaļu
Sazinieties ar pārdošanas nodaļas darbiniekiem un jautājiet par maksājumiem, kurus sistēmā nevar saskaņot. Tā kā debitoru parādi ir no pārdošanas nodaļas, pārdevēji, iespējams, atcerēsies pārdošanu un varēs sniegt jums noderīgu informāciju.Nauda varētu būt priekšapmaksa par vēl neatzītu pārdošanu, un, ja tas tā ir, pārdošanas nodaļai ir jāizveido parāds sistēmā. Ja uzzināsiet, ka ir saņemti līdzekļi pārdošanai, kas nav saistīta ar pārdošanas nodaļu, paziņojiet par to iesaistītajai nodaļai un grāmatvedim.
4. procedūra: īpašs konts
Izveidojiet īpašu vispārējo grāmatvedības kontu, kas izmantojams neidentificētiem debitoru parādiem. Šis konts bieži tiek izveidots kā saistības ar kredīta atlikumu. Saņemot nezināmu maksājumu, jūs debetējat skaidru naudu un kreditēsiet neidentificēto debitoru parādu kontu. Tiklīdz jūs nosakāt, kurš klients lieto naudu, jūs varat mainīt žurnāla ierakstu un ievadīt datus saņemamajā modulī. Alternatīvi, jūs varētu izmantot kredīta atgādinājumu, lai kreditētu debitoru parādu un nulles saistības.
5. procedūra: Sazinieties ar klientu
Ja pārdošanas nodaļā nav iespējams saņemt parādu, nākamais solis ir sazināties ar klientu un mēģināt iegūt informāciju par pārdošanu. Dažreiz mazo uzņēmumu īpašnieks var izmantot savu vārdu pārdošanai, bet maksā ar uzņēmējdarbības pārbaudi, kuru nevar saskaņot ar jebkuru kontu. Ja tālrunī nav pārbaudes numura, iespējams, ka, lai atrastu kontaktinformāciju, iespējams izmantot internetu. Pārliecinieties, vai jums ir čeka vai čeka kopija, runājot ar klientu, lai jūs varētu sniegt pēc iespējas vairāk informācijas.
6. procedūra: Jauns debitoru parāds
Ja pēc saprātīga laika jūs joprojām nevarat atrast klientu savā sistēmā, palūdziet kontrolierim atļauju izveidot jaunu parādu sistēmā, pievienot piezīmi par situāciju un piemērot pārbaudi uz šo jauno kontu. Atkarībā no čeku apjoma nav vērts pavadīt vairāk nekā stundu vai mēģināt piemērot līdzekļus attiecīgajam kontam. Ja jums ir pārāk daudz šo vienumu, tikieties ar pārdošanas nodaļas darbiniekiem, lai noteiktu, kas ir šīs problēmas pamatā, un mēģiniet to labot.
