Kad uzņēmumi pirmo reizi sāka izmantot datorus lielā skaitā, pundits paziņoja par „elektroniskas sabiedrības” atnākšanu. Datoru revolūcijai joprojām ir veids, kā sasniegt šo konkrēto solījumu. Tomēr tradicionāli uz papīra balstīti procesi - gan uzņēmējdarbība, gan personīgi - turpina pāriet uz vairākām datorizētām formām un dažu ļoti labu iemeslu dēļ.
Dokumenti
Dators ir radījis lielu vieglumu un elastīgumu dokumentu izveidē un rediģēšanā. Atšķirībā no rakstāmmašīnas, datorizētās teksta apstrādes programmas piedāvā gandrīz neierobežotu stilu, šriftu un dokumentu formātu izvēli. Rakstīšanas kļūdas var viegli novērst ekrānā bez nepieciešamības koriģēt šķidrumu vai korekcijas lenti. Pilnus teksta blokus var viegli kopēt no viena dokumenta uz citu, neizmantojot nekādus atkārtotus dokumentus. Fotogrāfijas un citas grafikas var iekļaut dokumentā ar ļoti nelielu piepūli.
Dalīšanās
Dokumentu koplietošana ar datorizētu sistēmu ir vienkārša. Nav nepieciešams veikt dokumenta fiziskas kopijas un pēc tam nosūtīt vai pa faksu tos adresātiem. Dokumentu, kas atrodas datorizētā sistēmā, var koplietot ar jebkuru citu personu, kurai ir piekļuve šai sistēmai, vienkārši parādot dokumentu savā datorā. Dokumentus var koplietot ārpus uzņēmuma, vienkārši pievienojot dokumentu saņēmējam nosūtītajam e-pastam.
Iesniegšana
Iesniegšanas mērķis ir ne tikai dokumentu glabāšana, bet arī to pieejamība. Dators izceļas tādā veidā, ka vienkāršā kartotēka nekad nevarēja. Datorizētā sistēmā iesniegtie dokumenti tiek automātiski indeksēti ar datora failu kontroles sistēmu. Šos indeksus sistēma automātiski atjaunina un uztur, neatkarīgi no tā, cik bieži dokumentu var pārvietot vai rediģēt. Dokumentus var atrast pat tad, ja dators meklē lielu skaitu dokumentu konkrētiem vārdiem vai frāzēm. Turklāt datorizētās kartotēkas var uzglabāt lielu skaitu dokumentu, kas ir neliela daļa no fiziskās kartotēkas pieprasītās vietas.
Funkcionalitāte
Elektroniskais dokuments var kļūt par patiesi interaktīvu vienību, nevis tikai statiska papīra dokumenta elektroniska attēlošana. Piemēram, aizpildīšanas veidlapas elektroniskā versija var ļaut ievadīt datus tieši dokumentā ar reālā laika kļūdu pārbaudi un verifikāciju. Aprēķinus un funkcionalitāti var izveidot tieši dokumentā. Piemēram, esošais klients var tikt iekļauts elektroniskā dokumentā, izmantojot dokumentu, izmantojot datora klientu datubāzes failu, lai lietotājs varētu vienkārši izvēlēties klienta vārdu no visu klienta klientu saraksta. Dokumentā iebūvētā loģika pēc tam automātiski pārsūta klienta informāciju dokumentā, ieskaitot adreses, klientu grāmatvedības numurus vai citus vēlamos datus.
Drošība
Uzņēmuma datņu fiziskā drošība ir ārkārtīgi svarīga. Failiem jābūt aizsargātiem pret fiziskiem bojājumiem vai iznīcināšanu. Ir jāaizliedz arī neatļauta personāla piekļuve failiem. Datorizēta reģistrācijas sistēma vienkāršo šos uzdevumus. Datorizētu failu kopijas var viegli izveidot un glabāt dažādās vietās, gan vairākās datortīklos tīklā, gan arī noņemamiem datu nesējiem ārpus fiziskas uzglabāšanas. Datorsistēmā esošos failus var arī šifrēt, lai tie nebūtu lasāmi tiem, kam nav atļautas atļaujas apskatīt failus.
