Pieteikšanās
Dažādas federālās aģentūras publicē priekšlikumu par pieprasījumu (RFP), ja tās ir ieinteresētas veicināt jaunu pieeju veselības, mājokļu, labklājības, transporta, sabiedrības drošības, saglabāšanas un citiem jautājumiem. Sociālo pakalpojumu sniegšana nepietiekami uzturētām iedzīvotāju grupām vai jaunas tehnoloģijas izmantošana tiesībaizsardzības jomā ir piemērs jomām, kuras varētu attīstīt, piedāvājot dotācijas. Pirms trīsdesmit gadiem stipendijas parasti tika piešķirtas atsevišķām vienībām vienam mērķim - skolas rajona vai reliģiskajai organizācijai „Head Start” projektam, tiltu un ceļa uzlabošanas apgabalam vai mājokļu iestādei. Šodien ir vairāk par normu, ka dotācijas piešķir to organizāciju konsorcijam, kas kopīgi strādā sabiedriskā darba vai sabiedrības interesēs. Sociālo pakalpojumu dotācijas ir vērstas uz jomām, kas demonstrēs jaunus veidus, kā vienā projektā risināt divējādus vai trīskāršus jautājumus. Piemēram, kulturāli kompetenta attieksme pret māmiņām mazākumtautību grupās, kurām ir bērnības pieredze smagas un hroniskas traumas dēļ un kurām ir ļaunprātīga narkotiku lietošana, tika pētīta piecās vietās visā valstī, kas atšķiras ar lauku / pilsētas, ziemeļu / dienvidu, Hispanic / African-American, un aģentūras veidu, kas vada programmu. Atbrīvojot RFP (četras līdz sešas nedēļas pirms pieteikuma iesniegšanas), potenciālajiem pretendentiem ir jāizlasa viss dokuments, lai izprastu finansēšanas organizācijas mērķus un konkrētās dotācijas prasības. Dažos gadījumos finansēšanas organizācija rīkos valsts konferenci, lai ieviestu koncepciju pirms dotāciju pieņemšanas. Dotācijas organizācija bieži vien ir ieinteresēta veicināt koordinētu atbalstu un līdzdalību vietējā līmenī. Atbalsta saņemšana no pašvaldību aģentūrām vai organizācijām un privātā sektora līdzekļiem ir lielāks īpašumtiesību pamats, lai turpinātu darbu pēc trīs līdz piecu gadu federālā finansējuma beigām. Dotācijas pamatā ir piecas sadaļas. 1. Paziņojums par problēmu vai nepieciešamās dotāciju adreses 2. Mērķi un uzdevumi, ko piešķirs dotācija 3. Procedūras un pasākumi, ko programma veiks, lai sasniegtu mērķus un uzdevumus, kopā ar laika grafiku. Šeit atrodamas personāla un nepieciešamo iekārtu un piederumu kvalitātes un prasmju prasības. 4. Projekta novērtējumam ir jārisina notiekošā uzskaite un tas, kā tiks veiktas korekcijas un kāds būs galīgais novērtējums. 5. Budžets, izklāstot to, ko tas maksās, lai izpildītu plānus un kādu vietējo organizāciju ieguldījumu. Pielikumā būtu jāiekļauj atbalsta vēstules no pēc iespējas vairāk vietējo organizāciju - apgabala vai pilsētas valdes, vietējās koledžas vai universitātes, visas iesaistītās vietējās organizācijas, kas uzskata šo projektu par būtisku.
Dotācijas laikā
Dotācijas nauda ir rūpīgi jāpārvalda un jāuzskaita. Izīrēšanā jāievēro visas attiecīgās valsts un vietējās prasības, kā arī jāievēro dotajā plānā minētie plāni. Federālā pārstāvja pārstāvis sniegs informāciju par viņu cerībām uz pastāvīgu uzraudzību. Dažos gadījumos programmai vai projektu vadībai būs jāapmeklē vairākas tikšanās ar citiem dotāciju saņēmējiem, lai izveidotu tīklu un apspriestu kopīgas problēmas un panākumus. Visbeidzot, piešķīrēja aģentūra sagaida periodiskus pārskatus par izmantoto naudu, uzsāktajām un pabeigtajām darbībām, kā arī nokavētiem vai izpildītiem mērķiem. Dažos gadījumos var būt nepieciešams uzsākt sarunas, lai pārskatītu mērķus un mērķus, lai tie kļūtu par sasniedzamu.
Pēc dotācijas
Galīgā atskaite un dotācijas rezultātu un izlietoto līdzekļu uzskaite būs jāveic viena līdz divu mēnešu laikā pēc projekta pabeigšanas. Dažos gadījumos tas varētu būt trešais no trim ikgadējiem ziņojumiem, bet būtu arī jāapkopo arī viss dotācijas laiks. Šīs informācijas nodošana nodokļu maksātājiem, izmantojot tīmekļa vietni (ņemot vērā konfidencialitātes prasības), palīdzētu veicināt pārredzamību, kas palīdz veidot sabiedrības uzticību.
