Jūs aizverat savu biznesu. Iespējams, jūs esat pensionējušies vai ievadāt iespēju citam uzņēmumam. Visi uzņēmumi ģenerē dokumentus, un, kad jūsu uzņēmums ir slēgts, ir jārisina jautājums par to, cik ilgi šie dokumenti jāglabā.
Ierakstu glabāšanas iemesli
Valdības aģentūras, piemēram, Iekšējo ieņēmumu dienests un valsts kases nodaļas, ir visticamākās vienības, kas varētu pieprasīt dažādus iepriekšējos uzņēmējdarbības dokumentus. Visu veidu ar uzņēmējdarbību saistītu ierakstu saglabāšana būs vērtīga, ja būs vajadzība pamatot prasības, darījumus un informāciju, kas iesniegta nodokļu deklarācijās. Lai gan atsevišķos gadījumos, piemēram, krāpšanas izmeklēšanā vai citās civillietās vai krimināllietās, kas ierosinātas pret uzņēmumu, pastāv ierobežojumi attiecībā uz daudziem uzņēmējdarbības jautājumiem, pagātnes uzņēmējdarbības ieraksti var būt nepieciešami neatkarīgi no tā, cik sen notika notikumi. Jūs nekad nezināt, kad vecie biznesa ieraksti var būt noderīgi, tāpēc ir ieteicams saglabāt visus biznesa ierakstus, ja vien tas ir iespējams. Tomēr ir vispārīgas vadlīnijas par kopīgo dokumentu glabāšanas laiku.
Īpaši posteņu turēšanas periodi
No pieteikuma iesniegšanas dienas vismaz trīs gadus turiet atceltas čekus, bankas depozītu izrakstus, kredītkaršu izrakstus un vispārējās grāmatas. Turēt bankas izrakstus, uzskaites dokumentus, rēķinus, pārdošanas ierakstus, kases lentes, W-2s, 1099s un citus nodokļu iesniegšanas dokumentus vismaz sešus gadus. Ja jūsu uzņēmums tika izveidots kā korporācija, ikmēneša un ceturkšņa uzņēmuma finanšu pārskatus glabā vismaz trīs gadus.
Ieraksti, lai saglabātu nenoteiktu laiku
Saglabājiet ar personālu saistītos maksājumus un saistītos dokumentus, piemēram, darba ņēmēja kompensāciju, pensiju uzskaiti un darbinieku ienākuma nodokļa ieturējumus, cik ilgi vien iespējams. Ja pagātnes uzņēmuma darbinieki saņem pieteikumus par bezdarbnieka pabalstiem, piesakās jaunam darbam vai ir bijuši jautājumi, kas saistīti ar viņa darba laiku, šie ieraksti ir pieejami visērtāk. Visi ar korporāciju saistītie dokumenti būtu jāglabā uz nenoteiktu laiku, lai gan sabiedrība vairs nav uzņēmējdarbībā. Šādi dokumenti ietver dibināšanas sertifikātu, valdes sēdes protokolu, darba līgumus, akciju darījumus, patentus un preču zīmes, kā arī visus ar tiesu saistītos dokumentus. Būtu jāsaglabā ieraksti par korporatīvajiem aktīviem un debitoru un kreditoru parādiem.IRS noilguma termiņš ir trīs gadi no nodokļu veidlapu iesniegšanas datuma, kurā jāiesniedz revīzija. Tomēr, kā jau minēts, ienākumu un atskaitījumu pierādīšana, ja iespējams, jāsaglabā uz nenoteiktu laiku.
Vienības, kas var pieprasīt iepriekšējos ierakstus
Federālās aģentūras, kas visticamāk pieprasa informāciju par iepriekšējiem dokumentiem, ir Iekšējo ieņēmumu dienests, Darba departaments, Sociālās drošības pārvalde, Vienlīdzīgas nodarbinātības iespējas komisija un Imigrācija un naturalizācija. Valsts aģentūrām, piemēram, nodokļu sadalījumam un vietējām pašvaldībām, jābūt reģistrētām arī pēc iespējas ilgāk, pat pēc uzņēmuma darbības pārtraukšanas. Saglabājiet failus drošā vietā, vēlams vietā, kas ir pasargāta no uguns, plūdiem, zādzībām un citiem zaudējumiem. Kāds, kas nav pats, arī jāzina, kur tiek glabāti šie svarīgie ieraksti.
