Mazo uzņēmumu īpatsvars bieži nozīmē, ka ir pieejami mazāk cilvēku, viņiem ir mazāk laika, un viņiem bieži vien ir jāveic vairāki dažādi uzdevumi. Biroja procedūru noteikšana var ietaupīt laiku, stresu un naudu visiem iesaistītajiem. Standarta procedūra nozīmē, ka visas puses zina, kā rīkoties savā ikdienas darbībā un kur ir galīgā atbildība.
Cilvēkresursu jautājumi
Cilvēkresursi ir viena no jomām, kurās iepriekš noteiktā politika un procedūras var visvairāk novērst neskaidrības un konfliktus. Jābūt skaidri noteiktām procedūrām attiecībā uz prombūtni, tālruņa lietošanu, slimības pabalstu, atvaļinājuma pieprasījumiem, veselības apdrošināšanas jautājumiem un darba vietas drošību. Bieži vien ir laba ideja apkopot rokasgrāmatu, lai cik mazu būtu, lai pirms problēmām sniegtu atbildes uz dažādiem jautājumiem. Darbinieku konfliktus, zādzības, uzmākšanos, vardarbību darba vietā un citus svarīgus jautājumus var izskaidrot ar skaidru politiku un procedūrām šo situāciju pārvaldībai. Darbinieku pārskatus un brīdinājumus var aptvert, kā arī pabalstu paketes datumus un citus jautājumus.
Darba pienākumi
Jo īpaši maziem birojiem var būt grūti noteikt precīzus personāla pienākumus. Pārpratumus var novērst, pārliecinoties, ka darbinieki zina, kādas ir viņu darba vietas, un kādus papildu pienākumus viņi var segt. Tas var prasīt organizatoriskās diagrammas, kas norāda, kurš pārņem, kad citi ir ārpus biroja slimības dienās vai atvaļinājuma laikā. Skaidri izklāstīts, kam ir galīgais vārds konkrētās jomās, var iet tālu, lai novērstu neskaidrības un smagas jūtas biroja tīklā. Saskaņā ar Smallbiztrends.com biroja vadītāju, visticamāk, būs viens papildu pienākums, piemēram, cilvēkresursi, iepirkumi un informācijas tehnoloģijas, kas pārsniedz tradicionālos biroja pienākumus.
Finanšu procedūras
Izmaksas var ātri izkļūt, kad darbojas mazs uzņēmums, tāpēc lietotājam draudzīgas biroja grāmatvedības programma ir ļoti svarīga, lai nodrošinātu labas biroja procedūras. Parādi un debitoru darījumi ikdienā ir viegli pieejami, lai pārliecinātos, ka uzņēmums darbojas budžeta ierobežojumu ietvaros. Piekļuvi finanšu datiem var ierobežot tikai tie, kam ir jāzina. Skaidras naudas un mazo iepirkumu pārvaldīšanas procedūrām jābūt skaidri saprotamām. Veidlapām jābūt standartizētām iegādes, inventarizācijas, rēķinu izrakstīšanas un uzturēšanas jautājumos.
