Darba devējam bieži vien ir rentabli prasīt, lai darba ņēmēji, braucot darbā, vadītu savas automašīnas, nevis ieguldītu uzņēmumos piederošos transportlīdzekļos. Tomēr tas rada izmaksas darbiniekam. Organizācijas bieži maksā nobraukuma kompensācijas, lai piesaistītu un saglabātu labus darbiniekus. Pēc Iekšējo ieņēmumu dienesta vadlīnijām transportlīdzekļu ekspluatācijas izmaksu atlīdzināšanai, pamatojoties uz nobraukumu, tiek nodrošināta gan darba devējam, gan darbiniekam ievērojamas nodokļu priekšrocības.
Nobraukuma kompensācijas pamati
Katru gadu IRS publicē atjauninātu standarta likmi nodokļu atskaitīšanai. Likme atspoguļo vidējās izmaksas, kas saistītas ar mehānisko transportlīdzekļu, piemēram, automobiļu, furgonu un apvidus auto ekspluatāciju. Piemēram, 2015. gada standarta likme ir 57,5 centi par jūdzi. IRS nosaka likmi tādā līmenī, kas attiecas ne tikai uz benzīnu, bet arī parastām ekspluatācijas izmaksām, tostarp apdrošināšanu, licencēm un uzturēšanu. Darba devēji var sekot līdzi faktiskajiem transportlīdzekļu izdevumiem, bet parasti tie nav, jo standarta likmes izmantošana padara papildu uzskaiti nevajadzīgu. Standarta likme neattiecas uz tādiem posteņiem kā autostāvvietas vai nodevas. Darba devēji var atlīdzināt šīs izmaksas kā uzņēmējdarbības izdevumus, bet tie ir jāapstrādā kā atsevišķi posteņi.
Atļautie biznesa ceļojumi
Darba devēji var maksāt tikai ar nodokli neapliekamus nobraukuma maksājumus par darbu saistītu braukšanu. Tas nozīmē, ka darbinieks nedrīkst veikt personiskus uzdevumus un joprojām pieprasīt ceļojumu kā uzņēmējdarbības izdevumus. Piemēram, ceļojums, lai satiktos ar klientiem, ir atskaitāms, bet, veicot sānu braucienu, lai veiktu personisku bankas depozītu, nav. Turklāt brauciens starp darbu un mājām katru dienu nav atskaitāms ceļojums. Dažreiz darba devēji maksā nobraukumu, īpaši gariem darījumu braucieniem. Kad tas ir izdarīts, darbiniekam ir jāatdod neizmantotā summa.
Uzņēmējdarbības braucienu izsekošana
IRS nobraukuma kompensācijas dokumentācijas prasības ir vienkāršas, ja tiek izmantota standarta likme. Tas ir tāpēc, ka standarta likme sedz visas parastās ekspluatācijas izmaksas, tāpēc darba devējam nav jāpārbauda tādas izmaksas kā gāze un remonts. Darbiniekam ir jāreģistrē ar darbu saistīti ceļojumi. Viņi parasti uztur nobraukuma žurnālu un regulāri iesniedz to atmaksāšanai. Katram žurnāla ierakstam jāietver sākuma un beigu odometra rādījumi. Ierakstos jāsniedz arī īss ceļojuma mērķa un galamērķa apraksts.
Kompensācija un nodokļi
Ja darba devējs maksā darbiniekam vairāk nekā atļautā summa, pārpalikums ir ar nodokli apliekama kompensācija, un tai ir jāiet uz darbinieka W-2. Pretējā gadījumā nobraukuma kompensācija ir atskaitāms uzņēmējdarbības izdevums darba devējam. Darbiniekam nav nodokļu saistību par kompensāciju līdz standarta likmei, un nauda netiek ziņota par kompensāciju W-2. Ja darba devēji izvēlas maksāt mazāku summu, darbinieki var norakstīt atšķirību starp nodokļu deklarācijām.
