Kā uzņēmumam jums ir jāglabā noteikta veida dokumenti, piemēram, darba ieraksti un rēķini, gan uzņēmējdarbības, gan juridisku iemeslu dēļ. Dažos gadījumos komersantam ir jāglabā arī kredītkaršu čeku kopijas uz laiku. Uzziniet, kad biznesā ir droši, ka šie ieņēmumi tiek izmesti.
Kredītkartes ieņēmumi
Pēc tam, kad klients iegādājies produktu vai pakalpojumu no jūsu uzņēmuma, izmantojot savu kredītkarti, jums parasti ir jāiesniedz viņai drukāts kvīts par saviem ierakstiem, īpaši gadījumā, ja darījums ir tiešs. Kvīts satur darījuma summu, apstiprinājuma kodu, kredītkartes turētāja nosaukumu un vietu klienta parakstam. Jūs arī saglabājat parakstīto kvīts kopiju jūsu ierakstiem.
Kāpēc tos saglabāt?
Ja rodas gadījums, kad klients apstrīd jūsu kredītkartes maksu, jums kā komersantam ir pienākums pierādīt, ka tas ir derīgs. Viens no pirmajiem posteņiem, ko klienta banka pieprasīs, ir ar darījumu saistīta kredītkartes saņemšanas kopija. Lai noskaidrotu strīdu jūsu vārdā, komersanta pakalpojumu sniedzējam ir jāparāda parakstītais kvīts. Ja klienta strīds ir apstiprināts, jo jūs nevarat iesniegt parakstītā pārdošanas kvīts kopiju, jums būs jāmaksā dārgi atlīdzības maksājumi un arī jāsamazina pārdošanas apjoms, kā arī pārdotais produkts vai pakalpojums.
Kad Toss
Sakarā ar iespēju strīdus no klientiem nav saprātīgi izmest kredītkartes pārdošanas kvīti tikai tāpēc, ka darījums ir noskaidrojis jūsu tirgotāja kontu - pat ja jūs jau esat saņēmis līdzekļus no pārdošanas. Bankas parasti sniedz klientam apmēram 60 dienas, lai apstrīdētu maksu par taisnīga kredīta norēķinu aktu. Tā ir droša likme saglabāt kredītkartes saņemšanu vismaz trīs mēnešus. Ja jums ir nepieciešami pārdošanas ieņēmumi, kas īpaši attiecas uz uzņēmumu ienākuma nodokļa ziņošanas iemesliem, turiet tos vismaz sešus gadus.
Ieņēmumu uzglabāšana
Ja jums ir jāglabā šie pārdošanas kvīti, uzglabājiet tos drošā, bloķētā vietā, jo tie satur konfidenciālu klientu informāciju. Lai izvairītos no problēmām, kas saistītas ar krāpšanu ar kredītkarti vai identificētu zādzību, glabājiet šos sensitīvos datus nesankcionētu darbinieku un ārējo personu rīcībā. Jūsu tirgotāja pakalpojumu līgumā var izklāstīt īpašus noteikumus, kā pārvaldīt un uzglabāt jutīgus kredītkaršu datus klientiem saskaņā ar Maksājumu karšu nozares datu drošības standartu vadlīnijām. PCI DSS ir organizācija, kas sniedz norādījumus par klientu kredītkaršu datu pārvaldību.
