Īsie ziņojumi ir efektīvs līdzeklis, lai sazinātos ar ģenerāldirektoru, kurš parasti ir aizņemts izpilddirektors. Tos var izmantot, lai ziņotu par projekta gaitu, iknedēļas vai mēneša finanšu prognozēm vai ziņojumiem par ražošanas darbībām. Atšķirībā no visaptverošiem ziņojumiem, kas prasa plašu izpēti un detalizētu informāciju, īsiem ziņojumiem ir nepieciešama tikai pamata, bet vissvarīgākā informācija. Īsa ziņojuma rakstīšana notiek līdzīgi ziņojuma rakstīšanai, izņemot to, ka kopsavilkums, fons, saturs, secinājumi vai ieteikumi ir kodolīgi.
Apkopojiet datus, kas attiecas uz projektu, par kuru ziņojat. To dariet, izmantojot pieejamos datus, piemēram, finanšu pārskatus, priekšizpētes ziņojumus un jau veiktos apsekojumus. Izmantojiet atbilstošus atsauces materiālus, piemēram, grāmatas vai informāciju no informētām trešām pusēm, piemēram, nozares ekspertiem, kā jūsu ziņojuma datus.
Ievadiet datumu, tā ģenerāldirektora nosaukumu, kuram sūtāt ziņojumu, savu vārdu, savu parakstu un ziņojuma tēmu papīra augšējā kreisajā stūrī.
Īsumā apkopojiet ziņojuma saturu, norādot problēmu, konstatējumus, līdzšinējo progresu vai priekšlikumu problēmas risināšanai. Sniedziet īsu informāciju par to, ko jūs sagaidāt būs projekta ieguvumi.
Aprakstiet fonu, rakstot īsu vēsturi par notiekošo projektu vai biznesa uzdevumu, par kuru jūs ziņojat. Iekļaujiet uzdevumā vai projektā iesaistīto personu vārdus, piemēram, projekta komandas locekļus, trenerus vai nodaļu vadītājus. Sniedziet sīkāku paskaidrojumu par uzdevumu vai projektu.
Uzrakstiet ziņojuma struktūru vai saturu, iekļaujot secinājumus un datus, kas apkopoti 1. solī. Sniedziet īsu analīzi par konstatējumiem un norādiet, ko tie nozīmē visam projektam un uzņēmumam. Iekļaujiet ziņojumā diagrammas, anketas, aptaujas un atsauces, lai atbalstītu savu analīzi.
Sagatavojiet secinājumu, īsi norādot projekta vai uzdevuma statusu. Sniedziet ieteikumus tikai tad, ja ģenerāldirektors to pieprasījis. Sniedziet aptuveni divus īsus un svarīgākos ieteikumus, kuros apkopoti visi citi ieteikumi, kurus citādi varētu iekļaut garākā ziņojumā.
Padomi
-
Lai gan ziņojums ir īss, tam nevajadzētu atstāt lasītājam neatbildētus jautājumus. Sniedziet visu nepieciešamo informāciju skaidrā, precīzā valodā.
