Darba devēji parasti iekļauj čeku stobriņu vai līdzvērtīgu paziņojumu kopā ar katra darbinieka algu, neatkarīgi no tā, vai tas ir papīra dokumenta veidā vai tiešsaistē, kas attiecas uz čekiem, kas tiek izsniegti tiešā depozītā. Pārbaudes stublāji ir dokumenti, kas var būt nepieciešami, lai izpildītu valdības reģistrēšanas prasības. Pat tad, ja tiek saglabāti čeku ieraksti, tas nav obligāti, tomēr var būt saprātīgi to darīt.
FLSA prasības
Federālajai valdībai nav noteikumu, kas pieprasītu darba devējiem izsniegt vai saglabāt algas. Patiesas darba standartu likuma prasības sniedz vadlīnijas algas dokumentācijai. Kopumā ir jāsaglabā algas informācija trīs gadi. Ja tiek izmantoti čeku ieraksti, lai ierakstītu dažus no šiem datiem, tie ir jāsaglabā arī trīs gadus. Algas ierakstiem jāietver:
- Darbinieka vārds, adrese un sociālās apdrošināšanas numurs.
- Darbinieka dzimums un nodarbošanās.
- Darbinieku, kas jaunāki par 19 gadiem, dzimšanas datums.
- Datums un laiks, kad katra darba nedēļa sākas un beidzas. Datums, kad algas periods sākas, ir vajadzīgs, ja tas atšķiras no darba nedēļas.
- Darbinieka samaksas datums
- Ikdienas un nedēļas darba stundas.
- Darbinieka darba samaksas likme.
- Regulāras algas, virsstundu darba samaksa un jebkādi papildinājumi vai atskaitījumi no darbinieka algas.
Darba devējiem ir jātur laika kartes vai līdzvērtīgs darba laiks divus gadus.
Papildu valdības algu ierakstu prasības
Vienlīdzīgas nodarbinātības iespēju komisija apgalvo, ka darba devējiem vismaz vienu gadu jāglabā visi nodarbinātības dokumenti, tostarp čeku un algu saraksta ieraksti. Gadījumā, ja darbinieks iesniedz sūdzību EEOC, ieraksti ir jāsaglabā līdz vienam gadam pēc tam, kad EEOC nodevusi lietu, vai vienu gadu pēc tam, kad ir uzsākta tiesvedība.
Dalībvalstis var uzlikt papildu uzskaites prasības. Piemēram, Teksasas darbaspēka komisija saka, ka darba devējiem ir jānodrošina darbiniekiem pārbaudes čaula vai līdzvērtīgs dokuments, kurā uzskaitīti visi dati, ko izmanto, lai sagatavotu algu. Jāsaglabā algas uzskaite četri gadi ievērot Texas bezdarba kompensācijas uzskaites noteikumus.
Darba devēju reģistru vadlīnijas
Uzņēmums vai organizācija dažādu pārbaužu dēļ ražo čekus un pārbaudes. Iekšējo ieņēmumu dienests iesaka pārbaudīt stublājus un bankas ierakstus, kas kalpo kā apliecinošus dokumentus nodokļu vajadzībām, jāsaglabā ierobežojumu periodam. Piemēram, nodokļu deklarāciju ierobežojumu periods ir seši gadi. Nolo.com ierosina, ka uzņēmumi vismaz sešus gadus saglabā čeku un finanšu uzskaiti.
