Jebkura veida ziņojumam var pievienot kopsavilkumu - tas ir vienkārši svarīgu detaļu konsolidācija, ja jūsu auditorija nevēlas izlasīt visu ziņojumu. Atšķirības ir sīkākās detaļās. Jums ir jākonfigurē standarta formāts, lai pielāgotu jūsu tēmu un auditoriju. Ja jūsu auditorija ir militārā, stratēģiskā mārketinga grupa brīdina, ka tikai jūras kara flote katru gadu rada vairāk nekā 500 miljonus lappušu dokumentācijas. Paturot to prātā, vajadzētu būt jūsu galvenajām problēmām, jo personālam var nebūt daudz laika, lai tērētu jūsu lapās.
Jūsu informācijas organizēšana
Jūsu pirmais izaicinājums ir organizēt informāciju savā ziņojumā, lai jūs varētu iekļaut svarīgākās daļas daudz īsākā dokumentā - jūsu kopsavilkumā. Pārlūkojiet pilnu ziņojumu un izņemiet informāciju, kuru vēlaties iekļaut kopsavilkumā. Prezentācijas secībai jābūt līdzīgai tam, kā informācija parādās pašā ziņojumā. Savā kopsavilkumā iekļaujiet virsrakstus, kas atbilst vai var viegli pievienot jūsu ziņojuma sadaļām. Ja jūsu ziņojums nesatur virsrakstus, varat rakstīt kopsavilkumā, kad rakstāt, norādot lasītāju, kur ilgākā ziņojumā viņš var atrast plašāku informāciju. Savā kopsavilkumā nevēlaties iekļaut konkrētus datus, bet jūsu lasītājam vajadzētu to atrast, ja viņš vēlas uzzināt vairāk.
Kopsavilkuma rakstīšana
Kopsavilkuma mērķis ir pēc iespējas ātrāk izskaidrot visu būtisko informāciju, kas jūsu lasītājam jāpieņem, lai pieņemtu lēmumu par problēmu, ar kuru jūs pievērsieties. Izveidojiet savu kopsavilkumu, lai sākumā tiktu parādīta vissvarīgākā informācija. Tajā būtu jāiekļauj arī sava ziņojuma mērķis un apjoms un, iespējams, arī jūsu secinājums. Iespējams, nevēlaties atstāt savu militāro auditoriju, līdz jūsu kopsavilkuma pēdējā daļa. Atkarībā no ziņojuma satura jūs varat sekot līdzi īstenojamām procedūrām, veiktajiem pētījumiem, analīzei, iespējām un jūsu galīgajam lēmumam. Saglabājiet savus punktus īsus, ne vairāk kā septiņus vai astoņus teikumus, un katram no tiem veltiet daļu sava ziņojuma. Uzturieties trīs lappusēs, ja vien nav apkopots tehniskais ziņojums. Šajā gadījumā jūsu kopsavilkums var būt līdz 10 procentiem no jūsu ziņojuma lapām, bet, ja tas ir tik ilgi, ir pieņemami rakstīt divus atsevišķus kopsavilkumus. Jo ilgāk var risināt tehniskos jautājumus, un īsāks 3 lappušu kopsavilkums var sniegt pārskatu par visu ziņojumu. Neizlēkt starp iepriekšējo, pašreizējo un nākotnes laiku - tas palēnina lasāmību.
Militārās auditorijas risināšana
Stratēģiskās mārketinga grupa iesaka, ka armijas standarta rakstīšanas stils prasa skaidru vēstījumu, kas veicina ātru lasīšanu. Ja jūsu ziņojums nozīmē, ka ikvienam bruņoto spēku filiālē ir jāpadara slīpums, jāsaglabā jūsu kopsavilkuma teikumi īsi un precīzi. Izvairieties no viedokļu norādīšanas, piemēram, “Es domāju, ka tas darbosies, jo X ir vienāds ar Z.” Jūs varat nomest sešus vārdus, vienkārši norādot, “X ir vienāds ar Z”, tad izklājiet savus svarīgākos faktus un korelējiet tos ar gaidītajiem rezultātiem.
Piesardzības pasākumu veikšana
Apsveriet savu lasītāju, ja jūs apspriežat militāros jautājumus. Ja esat bruņoto spēku biedrs un jūs rakstāt civilai vienībai, pārliecinieties, ka neiekļaujat nekādu konfidenciālu vai drošības pārkāpumu. Ja jūs rakstāt savu ziņojumu un kopsavilkumu savam priekšniekam, abi var nokļūt citās rokās pirms ierašanās pie sava galda, tāpēc pārliecinieties, ka visi iesaistītie ir noskaidroti, lai izlasītu, ko esat rakstījis.
