Jūsu uzņēmumam katru gadu jāaizpilda W2 veidlapa katram darbiniekam. Šīs veidlapas sniedz informāciju, kas ietekmē nodokļu aprēķinus, ieskaitot algas, valsts un federālo ienākuma nodokļa ieturējumu un pensiju iemaksas. Darbinieks ir atbildīgs par veidlapas kopijas nosūtīšanu kopā ar ikgadējo nodokļu deklarāciju Iekšējo ieņēmumu dienestam. W2 aizpildīšana ir samērā vienkārša, ja jums ir nodokļu grāmatvedības programmatūra, lai sekotu skaitļiem.
Formāts ar noteikumiem
Jūsu grāmatvedības programmatūra var automātiski aizpildīt atsevišķas veidlapas kastē ar saglabātajiem skaitļiem un aprēķiniem. IRS ir nepieciešams standarta, drukāts vai drukāts melns 12 punktu kurjera fonts bez korekcijām un visi ieraksti, kas pilnībā iekļaujas kastēs. Veidlapa ir nolasīta ar mašīnu, un, ja tas ir izspiests nepareiza formatējuma vai rokraksta vai nepareizas krāsas gadījumā, jums tas būs jāiesniedz atkārtoti.
Detalizētāki apraksti
Rādīt kopējās algas, ieturēšanu un visu citu atbilstošo informāciju pareizajās ailēs. IRS sniedz rokasgrāmatu "Informācija W2 veidlapai", kas ir pieejama vai nu papīra formātā, vai tiešsaistē, ar nepieciešamo informāciju. Dažas kastes ir tikai informatīvas, bet tomēr obligātas. Piemēram, parādot kodu DD 12. ailē, IRS darba devējs ziņo par savu ieguldījumu kvalificētā veselības plānā, kas ir izslēgts no darbinieka apliekamajiem ienākumiem. Kastes funkcijas var mainīties, jo nodokļu likums rada jaunas pārskatu sniegšanas prasības.
Dokumenta izplatīšana
Faila W2 kopiju A kopējiet ar Sociālās drošības administrāciju, kurai nepieciešama informācija darbinieka SSA algu un iemaksu ierakstam. Nosūtiet 1. eksemplāru valsts vai vietējai nodokļu nodaļai, ja to prasa likums. Kopija B, Kopija C un Kopija 2 dodas uz darbinieku, un D kopija ir darba devēja ierakstiem. Veidlapas un datnes izplatīšanas termiņš mainās katru gadu. 2014. gada iesniegšanas termiņš, piemēram, ir 2015. gada 2. marts, savukārt termiņš tā izplatīšanai darbiniekiem ir 2015. gada 2. februāris. Jūs varat pieprasīt pagarināt datumu ar IRS 8809. veidlapu. Pastāv pastāvīga kopija jūsu grāmatvedības sistēmā. IRS pieprasa jums četrus gadus saglabāt veidlapu, pat ja tas nav piegādājams darbiniekam.
Ietaupiet laiku ar BSO
Lai izveidotu un / vai augšupielādētu W2s elektronisko versiju, ko var izdrukāt arī darbiniekiem, varat izmantot sociālās apdrošināšanas biznesa pakalpojumus tiešsaistē. Ja izmantojat mazu uzņēmumu, tā ir alternatīva, lai apvienotu W2s, izmantojot savu grāmatvedības sistēmu vai darot tos manuāli. SSA vietai nepieciešama reģistrācija. Jums jābūt tīmekļa pārlūkprogrammai, kurā ir iespējota 128 bitu šifrēšana un sīkfaili, un Adobe Acrobat Reader, lai izveidotu dokumentus tiešsaistē.
